Microsoft Outlook menawarkan tiga jenis format pesan: HTML, Rich Text, dan Plain Text. Setiap format pesan memenuhi kebutuhan yang berbeda.

1.1 HTML

Format HTML adalah jenis format pesan yang paling populer di Outlook.

Seperti yang kita ketahui, HTML adalah bahasa halaman web, yang membantu kita mengkodekan halaman web kita dengan teks format kaya, gambar, dan objek lainnya. Demikian pula, format HTML membuat keseluruhan konten pesan terlihat seperti halaman web yang bagus dan rapi. Email dalam format HTML mendukung sebagian besar pemformatan font umum, pemformatan paragraf, penyelarasan, dll. Terlebih lagi, email dalam format HTML dapat dikenali oleh sebagian besar klien email.

Pengguna Outlook dapat langsung menerapkan tema pesan untuk membuat pesan HTML dengan beberapa judul preset, pemformatan font, penyelarasan, dll. Di sisi lain, pengguna Outlook juga dapat menghias email HTML dengan font tebal, teks miring, garis bawah, warna highlight, efek teks lanjutan, dll. sesuai kebutuhan.

Namun, Anda pasti telah memperhatikan bahwa beberapa gambar dan bentuk tidak dapat ditampilkan di Outlook penerima secara langsung, dan mengharuskan penerima untuk mendownloadnya secara manual. Yang lebih buruk, penerima Outlook dapat mengonfigurasi untuk mencegah mengunduh gambar apa pun dalam email HTML. Jika gambar tidak diunduh dan ditampilkan di Outlook penerima, gambar ini akan diganti dengan tempat penampung gambar, yang akan membuat seluruh pesan berantakan.

1.2 Teks Biasa

Dibandingkan dengan format HTML, format Teks Biasa hanya mendukung teks biasa di badan pesan. Format Teks Biasa tidak mendukung pemformatan apa pun, seperti tebal, miring, garis bawah, coret, warna sorotan, dll. Format ini juga tidak mendukung menampilkan gambar dan hyperlink di dalam pesan. Jika Anda perlu memasukkan gambar penting ke dalam pesan, satu-satunya solusi yang valid adalah melampirkannya sebagai lampiran.

1.3 Teks Kaya

Rich Text Format juga mendukung beberapa format font, hyperlink, tabel, bentuk, gambar, dll. Namun, sebagian besar format dalam pesan Rich Text hanya kompatibel dengan Microsoft Outlook dan Microsoft Exchange. Terlebih lagi, lampiran disematkan di badan pesan, bukan dilampirkan di header pesan.

Saat membuat pesan baru, atau membalas / meneruskan pesan di Outlook, kami dapat dengan mudah mengubah format pesan.

Di jendela baru menulis, membalas, atau meneruskan pesan, cukup klik HTML, Teks Biasa, atau Teks yang kaya tombol di dibentuk kelompok di Format Teks Tab.

Note: Jika pesan membalas atau meneruskan disematkan di panel baca, Anda perlu mengklik Pop out di pojok kiri atas panel baca untuk menampilkan pesan membalas atau meneruskan di jendela pesan.

Secara umum, email baru dikirim dalam format HTML secara otomatis di Outlook. Namun, dalam beberapa kasus, kami perlu mengirim email baru dalam format pesan lain secara otomatis, seperti teks biasa atau teks kaya. Di sini, bagian ini akan memandu Anda untuk mengubah format pesan default untuk semua pesan keluar baru di Outlook.

1. Klik File > Opsi.

2. Dalam dialog Opsi Outlook, klik surat di bilah kiri, buka Tulis pesan bagian, dan pilih format pesan baru dari Tulis pesan dalam format ini daftar drop-down

3. klik OK tombol untuk menyimpan perubahan dan menutup dialog.

Mulai sekarang, semua pesan baru akan diubah ke format pesan yang ditentukan secara otomatis.

Secara umum, kami menerima beberapa email setiap hari di Outlook, dan email ini mungkin dalam format HTML, format Teks Biasa, atau format Teks Kaya. Di sini, bagian ini akan menunjukkan kepada Anda tutorial untuk dengan cepat mengubah format email yang diterima di Outlook.

1. Dalam daftar pesan, klik dua kali untuk membuka email yang ditentukan.

2. Kemudian email terbuka di jendela pesan. Klik Sambutan dari Manajer Umum PT. LUHAI INDUSTRIAL > tindakan > Edit Pesan.

3. Sekarang pesan tersebut dapat diedit. Lanjutkan untuk mengaktifkan Format Teks tab, lalu klik format pesan tertentu yang akan Anda konversi ke email dalam dibentuk kelompok.

4. tekan Ctrl + S tombol atau klik Save tombol (secara default Save di toolbar akses cepat di atas tab) untuk menyimpan perubahan, lalu tutup jendela pesan.

Note: Metode ini hanya dapat mengubah format pesan untuk satu email yang diterima dalam satu waktu.

Jika Anda harus selalu membalas atau meneruskan email dalam format Teks Biasa, bagian ini akan menyelesaikan masalah Anda dengan mudah di Outlook.

1. Di antarmuka utama Outlook, klik File > Opsi untuk membuka dialog Opsi Outlook.

2. Dalam dialog Opsi Outlook, klik Trust Center di bilah kiri, lalu klik Pengaturan Pusat Kepercayaan .

3. Dalam dialog Pusat Kepercayaan, klik Keamanan email di bilah kiri, lalu centang Baca semua surat standar dalam teks biasa pilihan dalam Baca sebagai Teks Biasa bagian.

4. Klik OK tombol berturut-turut untuk menutup kedua dialog.

Sekarang ia kembali ke antarmuka utama Outlook, dan Anda akan melihat semua email yang diterima dalam daftar pesan diubah menjadi teks biasa secara otomatis.

5. Pilih email yang akan Anda balas, lalu klik Beranda > membalas or Membalas semua.

Tips: Untuk meneruskan email, pilih email di daftar pesan, lalu klik Kutools> Teruskan.

6. Kemudian Anda akan melihat pesan balasan atau pesan penerusan dibuat dalam format Teks Biasa. Anda dapat membuat pesan balasan, dan mengirimkannya sesuai kebutuhan.

Catatan: Jika Baca semua standar utama dalam teks biasa Jika opsi diaktifkan, semua email yang diterima akan dikonversi ke format Teks Biasa secara otomatis.

Jika Anda perlu membalas atau meneruskan email dalam format HTML di Outlook, Anda dapat mencoba kode VBA di bawah ini untuk menyelesaikan masalah dengan mudah.

1. Di Outlook, tekan lain + F11 kunci untuk membuka jendela Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Di jendela Microsoft Visual Basic for Applications, klik Ya Menyisipkan > Modul, lalu tempel kode di bawah ini ke modul baru.

VBA: Membalas atau meneruskan email dalam format HTML Secara Otomatis

Sub ForceReplyInHTML () 'diperbarui oleh ExtendOffice.com pada 11/18/2020 Redupkan xSelection Sebagai Outlook.Selection Redupkan xItem Sebagai Objek Dim xMailItem Sebagai Outlook.MailItem Redupkan xRMail Sebagai Outlook.MailItem Redupkan xIsPlainText Sebagai Boolean Redupkan xWinStr As String On Error Lanjutkan Berikutnya xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) Jika xWinStr = "Explorer" Kemudian Setel xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Jika xSelection.Count> 0 Kemudian Setel xItem = xSelection.Item (1) Else MsgBox "Tidak ada item pesan yang dipilih." & "Harap tentukan dulu.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Keluar dari Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Lalu Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Jenis Jendela Tidak Didukung." & vbNewLine & "Harap buat pilihan" & "atau buka item terlebih dahulu . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Keluar Sub Akhir Jika Jika xItem.Class <> olMail Lalu MsgBox" Tidak ada item pesan yang dipilih. "&" Harap tentukan dulu. ", vbInformation," Kutools for Outlook "Keluar dari Sub End Jika xIsPlainText = Set Salah xMailItem = xItem Jika xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then xIsPlainText = True End Jika xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Jika perlu Balas ke semua penerima dalam HTML, ubah xMailItem.Reply ke xMailItem.ReplyAll' Jika perlu meneruskan dalam HTML, ubah xMailItem.Reply xMailItem.Forward Jika xIsPlainText = True Kemudian xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End Jika xRMail.Display (False) Set xItem = Tidak Ada Set xMailItem = Tidak Ada Set xRMail = Tidak Ada Akhir Sub

Catatan: Kode di atas akan membantu Anda membalas email dalam Format HTML. Jika Anda ingin membalas semua atau meneruskan email dalam format HTML secara otomatis, Anda dapat melakukan hal berikut:

(1) Untuk membalas ke semua penerima dalam format HTML, ganti kode kiri dengan yang kanan:
Setel xRMail = xMailItem.Reply      Setel xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Untuk meneruskan email dalam format HTML, ganti kode kiri dengan yang kanan:
Setel xRMail = xMailItem.Reply      Setel xRMail = xMailItem.Forward

3. Sekarang Anda dapat mengklik untuk memilih email, dan di jendela modul yang ditentukan, klik Run tombol atau tekan F5 kunci untuk membalas, membalas semua, atau meneruskan email dalam format HTML.

Namun, akan membosankan untuk membuka jendela modul yang ditentukan untuk menjalankan kode VBA secara manual dari waktu ke waktu. Jika kita perlu sering menerapkan VBA ini, untuk memudahkan pekerjaan kita, kita dapat menambahkan VBA ini ke toolbar akses cepat sebagai tombol perintah, sehingga kita dapat menerapkan modul VBA ini hanya dengan satu klik dengan mudah di masa mendatang.

4. Di jendela modul yang ditentukan, tekan Ctrl + S untuk menyimpan kode, dan kemudian tutup jendela modul dan jendela Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Di antarmuka utama Outlook, klik panah kecil  di toolbar akses cepat, lalu pilih Lebih Banyak Perintah dari menu drop-down.

Catatan: Anda juga bisa mengklik File > Opsi untuk membuka dialog Opsi Outlook, lalu klik Quick Access Toolbar di bilah kiri.

6. Sekarang dialog Opsi Outlook keluar, dan Quick Access Toolbar diaktifkan di bilah kiri. Anda dapat melanjutkan sebagai berikut:
(1) Pilih Macro dari Pilih perintah dari daftar drop-down;
(2) Di kotak daftar kiri, klik untuk menyorot perintah VBA tertentu yang baru saja kami tambahkan;
(3) Klik Add .

7. Sekarang perintah VBA yang ditentukan ditambahkan ke kotak daftar kanan. Silakan lakukan sebagai berikut:
(1) Di kotak daftar kanan, klik untuk menyorot perintah VBA yang ditentukan;
(2) Klik memodifikasi tombol;
(3) Dalam dialog Modify Button yang meminta, tentukan simbol untuk perintah VBA di Символ kotak;
(4) Ketikkan nama pemahaman yang mudah untuk perintah VBA di Nama tampilan kotak;
(5) Klik OK tombol berturut-turut untuk menyimpan perubahan dan menutup kedua dialog.

Sekarang perintah VBA ditambahkan ke toolbar akses cepat seperti gambar di bawah ini.

Di masa mendatang, Anda dapat mengklik perintah VBA di toolbar akses cepat untuk membalas, membalas semua, atau meneruskan email yang saat ini dipilih dalam format HTML, apa pun format pesan yang digunakan untuk email asli.

Jika Anda ingin membalas atau meneruskan email dalam format teks biasa tetapi tidak memengaruhi format pesan email yang diterima di Outlook, bagaimana Anda bisa mengatasinya? Kecuali di atas VBA, apakah ada solusi mudah lain untuk membalas atau meneruskan dalam HTML? Dan bagaimana dengan membalas atau meneruskan dalam format teks kaya secara otomatis? Di sini, bagian ini akan memperkenalkan alat pihak ketiga yang luar biasa, Memperbaiki Pemformatan Balasan dan Pemformatan Maju Tetap disediakan oleh Kutools untuk Outlook untuk selalu membalas atau meneruskan email dengan format pesan tertentu secara otomatis.

1. Klik Kutools > Pemformatan Tetap > Memperbaiki Pemformatan Balasan > Setel Pemformatan Balasan.

Note: Untuk meneruskan email siapa pun dalam format pesan tetap, harap klik Kutools > Pemformatan Tetap > Memperbaiki Froward Formatting > Atur Pemformatan Teruskan.

2. Dalam dialog Set Reply Formatting atau Set Forward Formatting, periksa format pesan tertentu yang akan selalu Anda balas atau teruskan, dan klik OK .

3. Silakan klik Kutools > Pemformatan Tetap > Memperbaiki Pemformatan Balasan (Atau Pemformatan Maju Tetap)> Aktifkan Pemformatan Balasan Tetap (Atau Aktifkan Pemformatan Maju Tetap) untuk mengaktifkan fitur tersebut.

Dan dalam dialog Kutools for Outlook yang muncul kembali, klik OK .

Mulai sekarang, saat Anda mengklik Beranda > membalas, Membalas semua, atau Depan untuk membalas / meneruskan email, balasan atau penerusan akan diubah ke format pesan yang ditentukan secara otomatis.