Buka Masa Depan Email: Meningkatkan Efisiensi Outlook dengan AI Mail Assistant Kutools

Buka Masa Depan Email: Meningkatkan Efisiensi Outlook dengan Kutools AI

Penulis: Zhoumandy Terakhir Dimodifikasi: 2024-08-26

Dalam dunia komunikasi digital yang serba cepat, efisiensi adalah kuncinya, dan mengelola email secara efektif dapat menghemat banyak waktu dan tenaga. Memasuki Kutools AI untuk Outlook, alat canggih yang dirancang untuk menyempurnakan pengalaman email Anda dengan memperkenalkan keterampilan cerdas yang menyederhanakan alur kerja Anda. Baik Anda sedang menyusun email, menerjemahkan konten, atau membalas pesan dengan cepat, Kutools AI menawarkan serangkaian kemampuan yang dapat mengubah cara Anda berinteraksi dengan kotak masuk Anda. Dalam tutorial ini, Anda akan belajar tentang Kutools AI untuk Outlook, mengapa alat ini harus dimiliki, cara menyiapkannya, dan cara mengintegrasikannya ke dalam rutinitas email harian Anda untuk produktivitas maksimal.

Apa itu Kutools AI untuk Outlook?

Mengapa Memilih Kutools AI untuk Outlook Anda?

Bagaimana Cara Mengatur Kutools AI untuk Meningkatkan Efisiensi Email?

Gunakan Kutools AI dalam Alur Kerja Anda dengan Contoh

Panel Baca
Panel Penulisan

Tips Memaksimalkan Efisiensi Kutools AI

Apa itu Kutools AI untuk Outlook?

Kutools AI untuk Outlook adalah fitur lanjutan yang dikembangkan oleh ExtendOffice, dengan mulus mengintegrasikan teknologi AI dari model terkemuka seperti OpenAI dan GoogleAI ke dalam rutinitas email harian Anda. Sebagai bagian dari rangkaian komprehensif lebih dari 100 alat di Kutools untuk Outlook, ini mengubah cara Anda mengelola dan berinteraksi dengan email. Dengan antarmuka intuitifnya, Kutools AI menawarkan tujuh keterampilan yang kuat di Panel Baca (3 keterampilan) dan Panel Penulisan (4 keterampilan), meningkatkan produktivitas Anda dalam tugas membaca dan menulis:

Panel Baca

Ringkasan Email: Dapatkan ringkasan singkat untuk memahami dengan cepat poin utama email yang panjang.
Quick Reply: Memanfaatkan saran yang dihasilkan AI untuk respons email yang cepat dan efisien.
Terjemahkan Email: Terjemahkan email masuk secara instan ke dalam bahasa pilihan Anda, memastikan komunikasi lancar.

Panel Penulisan

Draf Email: Gunakan bantuan AI untuk mempercepat proses penyusunan email dengan saran yang disesuaikan.
Email Polandia: Secara otomatis menyempurnakan draf email Anda untuk tata bahasa, nada, dan gaya, memastikan hasil akhir yang profesional.
Lanjutkan Menulis Email: Biarkan AI memberikan saran dan penyelesaian berbasis konteks untuk membantu Anda terus menulis draf.
Terjemahkan Email: Terjemahkan draf email Anda dengan mudah ke bahasa lain, persiapkan untuk audiens global.

Dengan mengintegrasikan keterampilan ini ke dalam rutinitas email harian Anda, Kutools AI tidak hanya menyederhanakan alur kerja Anda tetapi juga memperkaya komunikasi Anda, memastikan bahwa setiap email yang Anda kirim atau terima memenuhi standar efisiensi dan efektivitas tertinggi.

Tingkatkan Pengalaman Email Anda dengan Kutools untuk Outlook! Buka potensi kotak masuk Anda dengan lebih dari 100 alat praktis dirancang untuk menyederhanakan rutinitas email Anda, memenuhi kebutuhan dasar dan lanjutan. Jelajahi semua fitur tanpa risiko apa pun untuk pengalaman email yang transformatif. Unduh hari ini dan sederhanakan tugas email Anda!

Mengapa Memilih Kutools AI untuk Outlook Anda?

Di dunia digital yang serba cepat saat ini, komunikasi yang efektif adalah kuncinya. Kutools AI memanfaatkan teknologi AI mutakhir untuk memastikan bahwa email Anda tidak hanya dibaca tetapi juga dirasakan, dipahami, dan dihargai. Ini tentang meningkatkan permainan email Anda, dan membuat setiap interaksi lebih bermakna dan berdampak. Baik Anda mengelola membanjirnya email harian atau berfokus pada satu pesan penting tersebut, Kutools AI adalah mitra strategis Anda, memastikan Anda tetap terdepan dalam permainan komunikasi. Berikut adalah beberapa di antaranya Kunci Keuntungan bahwa Kutools AI menawarkan:

🌓 Fungsi Mode Ganda: Sebagian besar keterampilan Kutools AI menawarkan dua mode - Mode manual dan Mode otomatis. Dalam Mode Otomatis, tugas seperti ringkasan email dan balasan cepat dihasilkan secara otomatis saat berinteraksi dengan email. Beralih antara Mode Manual dan Otomatis sangatlah mudah dan dapat dilakukan hanya dengan mengklik satu tombol, sehingga Anda dapat menyesuaikan alat agar sesuai dengan preferensi alur kerja Anda.

📧 Tanggapan Email yang Dipersonalisasi: Memanfaatkan model AI seperti GPT-4o, GPT-4o mini, dan Gemini, ia menghasilkan balasan yang mencerminkan gaya dan nada unik Anda, memastikan setiap email terasa ditulis secara pribadi oleh Anda.

🔄 Pembelajaran Adaptif: Terus belajar dari perilaku dan preferensi email Anda agar lebih selaras dengan kebutuhan Anda, tingkatkan bantuannya dari waktu ke waktu untuk mendapatkan dukungan yang lebih personal saat menggunakan Quick Reply keterampilan dalam Panel Baca of Kutools AI. Sistem ini beradaptasi untuk meningkatkan ketepatan balasan Anda berdasarkan pola interaksi Anda, memastikan tanggapan menjadi lebih akurat dan disesuaikan dengan gaya komunikasi Anda, yang pada akhirnya menghasilkan pengalaman pengelolaan email yang lebih efisien dan efektif.

⏰ Otomatisasi Hemat Waktu: Mengotomatiskan tugas email rutin, seperti ringkasan email dan balasan cepat, menghemat waktu Anda untuk tugas yang lebih penting dan meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan.

🌍 Kemampuan Terjemahan Bahasa: Hilangkan hambatan bahasa dengan model canggih untuk terjemahan yang akurat, sehingga komunikasi global menjadi mudah.

⚙️ Integrasi yang Mulus dengan Outlook: Dirancang khusus untuk Outlook, ini meningkatkan pengalaman email Anda dalam lingkungan yang familiar, memastikan alur kerja yang intuitif dan efisien.

️ Peningkatan Kejelasan dan Profesionalisme: Memanfaatkan model linguistik canggih untuk mengoptimalkan email Anda, menjamin kejelasan dan profesionalisme dalam setiap pesan yang Anda kirim.

️ Antarmuka yang Ramah Pengguna: Menampilkan antarmuka yang intuitif dan mudah dinavigasi, memudahkan pengguna dari semua tingkat teknologi untuk meningkatkan manajemen email dan komunikasi mereka.

🔐 Privasi dan Keamanan yang Ditingkatkan: Menggunakan enkripsi dan protokol keamanan terbaru untuk memastikan bahwa data email Anda terlindungi, memberi Anda ketenangan pikiran dalam keamanan komunikasi Anda.

Bagaimana Cara Mengatur Kutools AI untuk Meningkatkan Efisiensi Email?

Mengubah pengalaman email Anda dengan Kutools AI hanya beberapa langkah lagi. Di sini kami tunjukkan panduan langkah demi langkah tentang cara menyiapkan Kutools AI di Outlook Anda.

Langkah 1: Instal Kutools AI

Arahkan ke folder halaman download untuk mengunduh dan menginstal Kutools untuk Outlook untuk mendapatkan Kutools AI.

Langkah 2: Aktifkan Kutools AI

1. Setelah menginstal Kutools untuk Outlook, buka Kutools tab, dan klik AI.

2. Itu Panduan AI Kutools dialog muncul. Ini memperkenalkan enam keterampilan yang ditawarkan Kutools AI. Klik Selanjutnya tombol untuk melanjutkan.

Note: Dialog pop-up ini hanya akan muncul saat Anda pertama kali mengaktifkan Kutools AI. Jika Anda ingin mengakses panduan ini lagi di masa mendatang, cukup klik

tombol di panel Kutools AI.

3. Itu Syarat Penggunaan akan muncul. Klik Selanjutnya.

Tips:

Untuk mempelajari cara mendapatkan kunci API, klik Pelajari cara mengoperasikannya tautan dalam dialog di atas untuk pergi ke halaman tutorial.
Untuk mendapatkan kunci API dengan cepat, Anda dapat mengklik Dapatkan kunci API sekarang tautan untuk OpenAI, GoogleAI, DashScopeAI, BaiduAI, ZhipuAI, dan SenseNovaAI pada dialog di atas untuk langsung membuat kunci API Anda.

4. Sekarang, Anda dapat mengaktifkan Kutools AI dengan memilih Penyedia AI dan memasukkan yang sesuai Kunci API. Setelah selesai, klik OK.

Privasi dan Keamanan: ExtendOffice secara ketat melindungi privasi pribadi Anda dan tidak akan mengumpulkan data pribadi Anda. Kunci API Anda dan informasi sensitif lainnya akan dienkripsi dan hanya disimpan di komputer Anda. Semua pertukaran data dengan Al terbatas pada penyedia Al dan komputer Anda, dan tidak akan pernah dikirimkan ke ExtendOffice.

Langkah 3: Konfigurasikan pengaturan Manajemen Perpustakaan Keterampilan untuk penggunaan yang dipersonalisasi

Setelah diaktifkan, tombol Kutools AI panel muncul di sisi kanan jendela Outlook. Di bagian bawah Kutools AI Panel AI, silakan klik Manajemen Perpustakaan Keterampilan tombol untuk membuka Manajemen Perpustakaan Keterampilan kotak dialog.

Dalam majalah Manajemen Perpustakaan Keterampilan kotak dialog, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan untuk tujuh keterampilan di dua tab: Panel Baca dan Panel Penulisan.

Di bawah Panel Baca tab, Anda dapat menyesuaikan tiga aspek Ringkasan Email, Quick Reply dan Terjemahkan Email keterampilan.
Demikian pula dalam Panel Penulisan tab, Anda dapat menyesuaikan tiga aspek Draf Email, Email Polandia, Lanjutkan Menulis Email, dan Terjemahkan Email keterampilan.

Bahasa: Tentukan bahasa yang akan digunakan dari daftar drop-down Bahasa.
Perintah Peran: Perintah Peran memerintahkan AI untuk mengadopsi perilaku dan gaya tertentu, seperti bertindak seperti agen layanan pelanggan, memastikan respons disesuaikan agar sesuai dengan peran tersebut.
command Prompt: Prompt Perintah mengarahkan AI untuk melakukan tugas tertentu, seperti menulis balasan email yang ramah, memastikan hasilnya memenuhi instruksi yang diberikan.

Tips:

Secara default, semua keterampilan dari dua panel dicentang untuk ditampilkan di Panel Baca of Kutools AI. Untuk menyembunyikan keahlian tertentu, cukup hapus centang pada kotak di samping keahlian yang tidak ingin Anda tampilkan di Daftar Keterampilan. Untuk menyembunyikan semua skill, uhcentang Daftar Keterampilan kotak centang. Mengklik ulang tombol dapat mengembalikan pengaturan awal jika diperlukan.
Anda dapat mengganti mode default antara Mode Manual dan Otomatis dengan mengklik Beralih .
Jangan ragu untuk mengubah pengaturan default untuk Perintah Peran dan command Prompt agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.
Untuk menambah keterampilan lainnya, Anda dapat mengklik Tambahkan Keterampilan tombol. Kemudian di Tambahkan Keterampilan kotak dialog, tentukan nama keterampilan baru di kotak teks Nama, dan pilih templat dari Contoh daftar drop-down
klik tiga titik di sebelah Tambahkan Keterampilan tombol. Dari menu tarik-turun, Anda dapat memilih impor, Ekspor, atau ulang itu Perpustakaan Keterampilan.
Pada bagian bawah Manajemen Perpustakaan Keterampilan Di kotak dialog, ada tip yang menginformasikan bahwa Anda dapat menyesuaikan urutan keterampilan dengan menyeretnya. Jika Anda tidak ingin tip ini muncul lagi, klik "Jangan tampilkan".

Contoh konfigurasi Skill Library Management

Misalnya, untuk menerjemahkan email ke bahasa yang diinginkan saat membacanya, Anda dapat melakukan hal berikut:

Arahkan ke folder Panel Baca tab di Manajemen Perpustakaan Keterampilan kotak dialog.
Dari Bahasa tarik-turun, pilih bahasa yang Anda inginkan.
Edit konten di Perintah Peran dan command promp kotak jika diperlukan.
klik Simpan .

Hasil

Setelah konfigurasi, Kutools AI siap digunakan. Ini menampilkan dua panel: Panel Baca dan Panel Penulisan. Secara default, Panel Baca ditampilkan. Anda dapat beralih di antara dua panel dengan mengklik tombol panel yang sesuai.

Panel Baca

Panel Baca mencakup tiga keterampilan: Ringkasan Email, Quick Reply, dan Terjemahkan Email, masing-masing menawarkan dua mode — Mode Manual dan Otomatis.

Secara default, Ringkasan Email dan Quick Reply keterampilan diatur ke Mode otomatis, secara otomatis memberikan hasil saat Anda mengeklik email. Itu Terjemahkan Email keterampilan, bagaimanapun, pada awalnya ada Mode manual, mengharuskan Anda mengeklik Menghasilkan tombol untuk mendapatkan hasil. Untuk beralih antara Mode Manual dan Otomatis, cukup klik Beralih .

Panel Penulisan

Panel Penulisan mencakup empat keterampilan: Draf Email, Email Polandia, Lanjutkan Menulis Email, dan Terjemahkan Email.

Draf Email dan Email Polandia keterampilan hanya beroperasi di Mode manual, mengharuskan Anda mengeklik Menghasilkan tombol untuk mendapatkan hasil. Itu Lanjutkan Menulis Email dan Terjemahkan Email keterampilan menawarkan keduanya panduan dan Mode otomatis, dengan default disetel ke Mode manual. Untuk Beralih antara Mode Manual dan Otomatis, cukup klik Beralih .

jenis:

Untuk memilih penyedia dan model AI dengan cepat, klik panah drop-down di Kutools AI panel dan pilih dari daftar drop-down.

Konfigurasi Pengaturan AI dari Kutools AI

Dalam majalah Kutools AI panel, Anda dapat mengklik gerigi ikon untuk membuka Pengaturan AI kotak dialog. Kemudian Anda dapat mengatur AI Anda, dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Pilih penyedia AI (OpenAI, GoogleAI, DashScopeAI, BaiduAI, ZhipuAI, atau SenseNovaAI) Dari Penyedia AI daftar drop-down

2. Salin dan tempel kunci API Anda ke Kunci API kolom tulisan.

Catatan:

Secara default, kunci API menjadi tersembunyi setelah ditempel. Klik dan tahan ikon untuk mengungkapkannya.
Jika Anda tidak tahu cara membuat kunci API, klik Pelajari cara mengoperasikannya tautan di kotak dialog.

3. Pilih modelnya (gpt-4o-mini, gpt-4o, atau gpt-4-turbo) Dari Model daftar drop-down

4. Terakhir, klik Simpan .

Gunakan Kutools AI dalam Alur Kerja Anda dengan Contoh

Setelah konfigurasi Kutools AI, Anda sekarang dapat menggunakan tujuh keterampilan utama di dua panel.

Panel Baca
Panel Penulisan

Panel Baca

Secara default, Panel Baca ditampilkan di Kutools AI panel. Ini membantu Anda mengelola email masuk secara efisien dengan menawarkan ringkasan cepat, balasan instan, dan terjemahan mudah. Mengklik Panel Baca tombol dapat beralih ke Panel Penulisan. Sebaliknya.

Ringkasan Email: Mengekstraksi poin-poin penting dari pesan yang panjang

Anda baru saja membuka kotak masuk dan menemukan email panjang dari klien yang menguraikan berbagai pembaruan dan permintaan proyek. Daripada mengarungi teks yang padat, Anda bisa mengandalkannya Kutools AI's Ringkasan Email keahlian. Saat Anda membuka email, AI dengan cepat menghasilkan ringkasan singkat, menyoroti informasi paling penting. Hal ini memungkinkan Anda dengan cepat memahami poin-poin utama dan memprioritaskan langkah selanjutnya, menghemat waktu yang berharga dan memastikan Anda tidak melewatkan detail penting apa pun.

Dalam majalah Panel Baca of Kutools AI, klik email yang ingin Anda rangkum. Itu Ringkasan Email keterampilan secara otomatis menghasilkan ringkasan singkat dari poin utama email.

Catatan:

Ringkasan Email keterampilan diatur ke Mode otomatis secara default, artinya secara otomatis akan menghasilkan ringkasan setiap kali Anda membuka email. Untuk mengalihkannya ke Mode manual, Klik pada Beralih Tombol.
Setelah Anda beralih ke Mode manual, Klik Menghasilkan tombol untuk mendapatkan hasil. Jika Anda memilih teks dalam email, itu akan meringkas konten yang dipilih. Jika tidak, ini akan meringkas keseluruhan email.
Bahasa yang digunakan AI akan cocok dengan pengaturan Outlook Anda secara default. Anda dapat mengubahnya dengan memilih Bahasa tarik-turun di kanan atas kotak Ringkasan Email.
Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .
Jika perlu, klik pada Perluas konten tombol untuk melihat konten lengkap hasilnya.
Konten yang dihasilkan oleh AI mungkin salah, harap pertimbangkan untuk memverifikasi informasi penting sebelum mengirim balasan.

Tips:

- Copy tombol: Untuk menyalin seluruh konten.
- Diperbarui tombol: Untuk meregenerasi.
Anda dapat menyalin teks yang dipilih atau memilih semua konten dari konten yang dihasilkan.

Balasan Cepat: Menghasilkan balasan instan dan sadar konteks

Misalkan Anda menangani banyak email dan tiba-tiba menerima permintaan dokumen dari rekan kerja. Daripada menghabiskan waktu menyusun tanggapan dari awal, Kutools AI's Quick Reply keterampilan datang untuk menyelamatkan Anda. AI menganalisis konteks email dan menyarankan beberapa dasar tanggapan untuk balasan terperinci.

1. Dalam Panel Baca of Kutools AI, klik email yang ingin Anda balas dengan cepat. Itu Quick Reply keterampilan secara otomatis menghasilkan beberapa basis respons.

jenis: Jika tidak ada dasar jawaban yang sesuai, Anda dapat mengklik "Tidak cocok". Dalam dialog Balasan Cepat, masukkan basis tanggapan Anda dan klik Hasilkan.

2. Klik salah satu basis tanggapan di atas untuk menghasilkan balasan terperinci.

3. Klik membalas tombol. Balasan yang dihasilkan akan segera dimasukkan ke badan email sebagai draf.

jenis: Mengklik "Kembali ke daftar dasar balasan" akan membawa Anda kembali ke halaman basis respons.

Pembelajaran Email

Untuk meningkatkan akurasi dan relevansi kontekstual balasan AI, klik Pembelajaran Email tombol untuk menambahkan email historis. Ini menciptakan database lokal, menyimpan data email masa lalu. Dengan menganalisis dan belajar dari komunikasi ini, AI dapat memberikan respons yang lebih tepat dan peka terhadap konteks.

Anda dapat menambahkan email historis secara manual ke Pembelajaran Email. Atau aktifkan fitur penambahan otomatis sehingga email segera ditambahkan ke Email Learning setelah dikirim, membantu sistem Al untuk belajar dan beradaptasi dengan lebih baik.

Tambahkan Manual

1. Klik Tambahkan Manual .

2. Dalam pop-up Tambahkan Manual dialog, pilih email yang ingin Anda pelajari dan klik OK.

Memilih semua email dari sebuah akun, centang kotak sebelum akun.
Memilih email satu per satu, centang kotak sebelum email.
Memilih email satu bulan terakhir, Klik Email dari Bulan Lalu link.
Memilih email satu tahun terakhir, Klik Email dari Tahun Lalu link.

3. Sebuah dialog muncul untuk mengingatkan Anda tentang jumlah email yang perlu dipelajari. Klik Yes.

4. Dialog lain muncul untuk mengingatkan Anda tentang jumlah email yang berhasil dipelajari. Klik OK.

Note: Jika email yang dipilih sudah dipelajari, atau ada email duplikat, atau isi email terlalu panjang, sistem akan otomatis melewatkannya.

Tambah Otomatis

Periksalah Tambah Otomatis checkbox.
Pilih akun email dengan menandai kotak centang di samping setiap alamat, sehingga email yang dikirim dari akun tersebut akan secara otomatis ditambahkan ke Pembelajaran Email.
klik Simpan .

Tip:

Setelah email ditambahkan ke pembelajaran email, Anda dapat melihat sejumlah percakapan yang dipelajari secara total di pojok kanan atas Pembelajaran Email dialog.
Tidak peduli apakah Anda memilihnya tambahkan secara manual or otomatis menambahkan email ke Email Learning, hanya email dari Item terkirim folder akan dipelajari. Selain itu, Kutools AI hanya belajar dari email yang merupakan bagian dari percakapan dengan dialog bolak-balik. Email yang dikirim tanpa menjadi bagian dari rantai balasan tidak akan disertakan dalam proses pembelajaran.

Catatan:

Quick Reply keterampilan diatur ke Mode otomatis secara default, artinya secara otomatis akan menghasilkan ringkasan setiap kali Anda membuka email. Untuk mengalihkannya ke Mode Manual, klik pada Beralih Tombol.
Setelah Anda beralih ke Mode manual, Klik Menghasilkan tombol untuk mendapatkan hasil. Jika Anda memilih teks dalam email, itu akan membalas konten yang dipilih. Jika tidak, itu akan membalas seluruh email.
Bahasa yang digunakan AI akan cocok dengan pengaturan Outlook Anda secara default. Anda dapat mengubahnya dengan memilih Bahasa tarik-turun di kanan atas kotak Balasan Cepat.
Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .
Jika perlu, klik pada Perluas konten tombol untuk melihat konten lengkap hasilnya.
Konten yang dihasilkan oleh AI mungkin salah, harap pertimbangkan untuk memverifikasi informasi penting sebelum mengirim balasan.

Tips:

- Copy tombol: Untuk menyalin seluruh konten.
- Diperbarui tombol: Untuk meregenerasi.
- Sematkan percakapan pembelajaran tombol: Untuk melihat Daftar Kutipan Percakapan.
Anda dapat menyalin teks yang dipilih atau memilih semua konten dari konten yang dihasilkan.

Terjemahkan Email: Menjembatani kesenjangan bahasa dengan mudah

Anda bekerja dengan mitra internasional, dan sebuah email masuk dalam bahasa yang tidak Anda mengerti. Daripada menyalin teks ke alat terjemahan terpisah, Kutools AI's Terjemahkan Email keterampilan langsung menerjemahkan konten langsung dalam Outlook. Kini, Anda dapat sepenuhnya memahami pesan dan merespons dengan tepat tanpa perlu repot berpindah antar aplikasi, menjadikan komunikasi lintas batas Anda lebih lancar dan efisien.

1. Dalam Panel Baca of Kutools AI, buka Terjemahkan Email bagian. Pilih bahasa yang ingin Anda terjemahkan dari Bahasa daftar tarik-turun. Misalnya di sini saya memilih bahasa Italia sebagai bahasa target.

2.Setelah memilih email atau teks di email yang ingin Anda terjemahkan, klik Menghasilkan .

jenis: Jika Anda memilih teks dalam email, itu akan menerjemahkan konten yang dipilih. Jika tidak, ini akan menerjemahkan seluruh email.

Hasil

jenis: Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .

Catatan:

Terjemahkan Email keterampilan diatur ke Mode manual secara default. Untuk mengalihkannya ke Mode otomatis, Klik pada Beralih Tombol.
Jika perlu, klik pada Perluas konten tombol untuk melihat konten lengkap hasilnya.
Konten yang dihasilkan oleh AI mungkin salah, harap pertimbangkan untuk memverifikasi informasi penting sebelum mengirim balasan.

Tips:

- Copy tombol: Untuk menyalin seluruh konten.
- Diperbarui tombol: Untuk meregenerasi.
Anda dapat menyalin teks yang dipilih atau memilih semua konten dari konten yang dihasilkan.

Panel Penulisan

Panel Penulisan of Kutools AI membantu dalam menulis dan menyempurnakan email dengan saran berbasis AI, peningkatan tata bahasa, dan keterampilan terjemahan. Mengklik Panel Penulisan tombol dapat beralih ke Panel Baca. Sebaliknya.

Draf Email: Membuat pesan awal dengan panduan AI

Anda perlu menindaklanjuti klien setelah rapat, tetapi Anda tidak yakin bagaimana memulainya. Kutools AI's Draf Email keterampilan melangkah masuk, menawarkan saran berbasis konteks untuk membantu Anda menyusun pesan Anda. Saat Anda mengetik, AI mengusulkan frasa dan struktur yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda, memungkinkan Anda menyusun email yang profesional dan jelas dengan cepat. Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memastikan komunikasi Anda tepat dan efektif, mencerminkan nada profesional Anda.

1. Di jendela pesan baru, buka Draf Email bagian di Panel Penulisan of Kutools AI. Masukkan poin-poin penting ke dalam kotak teks.

2. Klik Menghasilkan tombol untuk menghasilkan draf.

3. Setelah draf dibuat, klik Menyisipkan tombol untuk memasukkan draf ke badan email.

Tips:

Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .
Untuk menyesuaikan poin-poin penting, klik "Ubah poin-poin penting dari konten email". Setelah memasukkan poin-poin penting baru Anda, klik tombol Hasilkan untuk membuat draf baru.

Catatan:

Bahasa yang digunakan AI diatur ke Default di pengaturan Outlook. Anda dapat mengubahnya dengan memilih Bahasa tarik-turun di kanan atas kotak Draf Email.
Jika perlu, klik pada Perluas konten tombol untuk melihat konten lengkap hasilnya.
Konten yang dihasilkan oleh AI mungkin salah, harap pertimbangkan untuk memverifikasi informasi penting sebelum mengirim balasan.

Tips:

- Copy tombol: Untuk menyalin seluruh konten.
- Diperbarui tombol: Untuk meregenerasi.
Anda dapat menyalin teks yang dipilih atau memilih semua konten dari konten yang dihasilkan.

Email Polandia: Menyempurnakan tata bahasa, nada, dan gaya

Setelah menyusun email penting untuk supervisor Anda, Anda ingin memastikan email tersebut sempurna sebelum mengirim. Kutools AI's Email Polandia keterampilan meningkatkan draf Anda dengan memeriksa tata bahasa, meningkatkan nada, dan menyempurnakan gaya. Hanya dengan satu klik, email Anda diubah menjadi komunikasi yang profesional dan sempurna. Alat ini sangat berharga ketika berkomunikasi dengan atasan atau klien, memastikan pesan Anda tidak hanya benar tetapi juga meninggalkan kesan positif.

1. Dalam Panel Penulisan of Kutools AI, buka Email Polandia bagian. Setelah memilih draf email atau teks dalam draf email yang ingin Anda susun ulang, klik Menghasilkan .

jenis: Jika Anda memilih teks dalam email, itu akan mengoptimalkan konten yang dipilih. Jika tidak, ini akan mengoptimalkan keseluruhan email.

2. Setelah draf yang sudah dipoles dibuat, klik Menyisipkan tombol untuk memasukkannya ke badan email.

jenis: Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .

Catatan:

Bahasa yang digunakan AI diatur ke Default di pengaturan Outlook. Anda dapat mengubahnya dengan memilih Bahasa tarik-turun di kanan atas kotak Email Polandia.
Jika perlu, klik pada Perluas konten tombol untuk melihat konten lengkap hasilnya.
Konten yang dihasilkan oleh AI mungkin salah, harap pertimbangkan untuk memverifikasi informasi penting sebelum mengirim balasan.

Tips:

- Copy tombol: Untuk menyalin seluruh konten.
- Diperbarui tombol: Untuk meregenerasi.
Anda dapat menyalin teks yang dipilih atau memilih semua konten dari konten yang dihasilkan.

Lanjutkan Menulis Email

Anda mulai menyusun email terperinci, namun di tengah-tengah, Anda terganggu dan harus membiarkannya belum selesai. Saat kamu kembali, Kutools AI's Lanjutkan Menulis Email keterampilan siap membantu Anda melanjutkan dari bagian terakhir yang Anda tinggalkan. AI meninjau konteks draf Anda yang belum lengkap dan memberikan saran untuk melanjutkan dan menyelesaikan pesan Anda. Hal ini memastikan email Anda tetap kohesif dan tepat sasaran, meskipun ada jeda dalam proses penulisan Anda.

Mode otomatis

Saat Anda memulai balasan email di Kotak Masuk Anda, Panel Baca secara otomatis beralih ke Panel Penulisan. Saat Anda mulai menyusun tanggapan Anda, Lanjutkan Menulis Email keterampilan secara otomatis melanjutkan draf untuk Anda. Setelah konten dibuat, tekan Ctrl + ~ untuk segera memasukkannya ke dalam draf Anda.

Tips:

Anda juga bisa klik Menyisipkan tombol untuk memasukkan konten yang dihasilkan ke dalam draf.
Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .

Mode manual

1. Dalam Panel Penulisan of Kutools AI, buka Lanjutkan Menulis Email bagian. Tempatkan kursor di tempat yang Anda inginkan Kutools AI untuk terus menulis di draf, lalu klik Menghasilkan .

2. Setelah konten dibuat, klik Menyisipkan tombol untuk memasukkannya ke badan email.

jenis: Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .

Catatan:

Lanjutkan Menulis Email keterampilan memiliki dua mode - Mode manual dan Mode otomatis. Untuk beralih di antara dua mode, klik pada Beralih Tombol.
Bahasa yang digunakan AI diatur ke Default di pengaturan Outlook. Anda dapat mengubahnya dengan memilih Bahasa tarik-turun di kanan atas kotak Lanjutkan Menulis Email.
Jika perlu, klik pada Perluas konten tombol untuk melihat konten lengkap hasilnya.
Konten yang dihasilkan oleh AI mungkin salah, harap pertimbangkan untuk memverifikasi informasi penting sebelum mengirim balasan.

Tips:

- Copy tombol: Untuk menyalin seluruh konten.
- Diperbarui tombol: Untuk meregenerasi.
Anda dapat menyalin teks yang dipilih atau memilih semua konten dari konten yang dihasilkan.

Terjemahkan Email: Mempersiapkan email untuk audiens global

Anda sedang menulis email ke klien di luar negeri, dan Anda perlu memastikan pesan Anda diterjemahkan secara akurat ke dalam bahasa asli mereka. Daripada mengandalkan alat eksternal, Kutools AI's Terjemahkan Email keterampilan memungkinkan Anda menerjemahkan draf Anda dalam Outlook. Anda membuat draf email Anda seperti biasa, lalu dengan satu klik sederhana, email tersebut diterjemahkan ke dalam bahasa yang diinginkan. Keterampilan ini memastikan komunikasi Anda akurat dan sesuai dengan budaya, sehingga memudahkan Anda berinteraksi dengan klien internasional secara efektif.

1. Di draf email, pilih teks yang ingin Anda terjemahkan.

2. Dalam Panel Penulisan of Kutools AI, buka Terjemahkan Email bagian. Kemudian pilih bahasa yang ingin Anda terjemahkan dari Bahasa daftar tarik-turun. Misalnya disini saya memilih bahasa Perancis sebagai bahasa target.

3. Klik Menghasilkan .

4. Setelah draf diterjemahkan, klik Menyisipkan tombol untuk memasukkannya ke badan email.

jenis: Selama proses pembuatan, jika Anda tidak ingin konten dibuat, Anda dapat mengklik berhenti .

Catatan:

Terjemahkan Email keterampilan diatur ke Mode manual secara default. Untuk mengalihkannya ke Mode otomatis, Klik pada Beralih Tombol.
Jika perlu, klik pada Perluas konten tombol untuk melihat konten lengkap hasilnya.
Konten yang dihasilkan oleh AI mungkin salah, harap pertimbangkan untuk memverifikasi informasi penting sebelum mengirim balasan.

Tips:

- Copy tombol: Untuk menyalin seluruh konten.
- Diperbarui tombol: Untuk meregenerasi.
Anda dapat menyalin teks yang dipilih atau memilih semua konten dari konten yang dihasilkan.

Tips Memaksimalkan Efisiensi Kutools AI

Biasakan Diri Anda dengan Semua Keterampilan
Luangkan waktu untuk menjelajahi setiap keterampilan Kutools AI untuk memahami sepenuhnya kemampuannya dan cara terbaik untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Sesuaikan Pengaturan untuk Penggunaan Pribadi
Sesuaikan pengaturan Prompt Peran dan Prompt Perintah di setiap tab tindakan agar selaras dengan gaya komunikasi dan preferensi Anda. Penyesuaian ini memungkinkan AI memberikan bantuan yang lebih personal dan efektif.
Perbarui Basis Data Pengetahuan secara Teratur
Baik secara manual atau otomatis, selalu perbarui basis data Pengetahuan Anda untuk meningkatkan pemahaman AI tentang gaya komunikasi Anda dan meningkatkan relevansi responsnya.
Tinjau Konten yang dihasilkan AI
Selalu tinjau dan mungkin sesuaikan balasan, ringkasan, atau terjemahan yang dihasilkan AI sebelum mengirimkannya. Ini memastikan keakuratan dan menjaga kualitas komunikasi Anda.
Tetap Terinformasi Tentang Pembaruan
Nantikan pembaruan dan keterampilan baru yang ditambahkan ke Kutools AI untuk terus meningkatkan efisiensi manajemen email Anda.