Bagaimana cara menetapkan dan mengedit kategori warna ke item Outlook?

Pengarang: Amanda Li Terakhir Dimodifikasi: 2022-08-12

Menetapkan kategori warna ke item Outlook tertentu, seperti pesan email, acara, dan kontak, memungkinkan Anda mengenali dan mengelompokkan item terkait dengan cepat di Outlook, sehingga Anda dapat melacaknya dengan mudah dan meningkatkan efisiensi. Jika salah satu item terkait dengan lebih dari satu kategori, tetapkan saja lebih banyak kategori warna padanya. Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan metode untuk menetapkan kategori warna ke item Outlook, dan membuat kategori Anda sendiri, mengubah warna atau nama kategori warna yang ada, dan metode cepat lainnya untuk menerapkan kategori untuk menyorot item Outlook.

Catatan: Kategori warna tidak berfungsi untuk akun IMAP.

Buat kategori warna dan tetapkan tombol pintas di Outlook

Tetapkan kategori warna ke item Outlook (atau dengan tombol pintasan)

Tetapkan kategori warna ke item Outlook dengan Klik Cepat

Tetapkan kategori warna ke pesan Outlook dengan Langkah Cepat

Mengedit kategori warna dan tombol pintasnya di Outlook

Buat kategori warna dan tetapkan tombol pintas di Outlook

Outlook hadir dengan serangkaian kategori warna default, tetapi akan lebih mudah untuk membuat dan menggunakan kategori Anda sendiri, sehingga Anda dapat mengenali item terkait dengan lebih baik.

1. Dalam surat lihat, di Beranda tab, di Tag kelompok, klik Mengkategorikan > semua Kategori.

2. Di jendela pop-up Kategori Warna kotak dialog, klik pada New .

3. Di baru Tambahkan kategori baru dialog, beri nama kategori di kotak input, dan tetapkan warna yang dapat dikenali. Jika Anda mau, atur tombol pintasnya.

4. klik OK. Anda akan melihat kategori yang dibuat sekarang terdaftar di Kategori Warna dialog seperti gambar di bawah ini. Klik OK untuk menyimpan kategori dan menutup dialog.

Tetapkan kategori warna ke item Outlook (atau dengan tombol pintasan)

Untuk menetapkan kategori warna ke satu atau beberapa pesan, janji temu, kontak, atau tugas di Outlook, Anda dapat melakukan hal berikut:

1. Pilih item Outlook yang akan Anda tetapkan kategori warna.

2. Tetapkan kategori dengan cara apa pun seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

Jika kamu tidak mengatur tombol pintas untuk kategori warna yang ingin Anda tetapkan ke item Outlook yang dipilih: Klik kanan pada salah satu item yang dipilih, klik Mengkategorikan pada menu tarik-turun, lalu pilih kategori yang ingin Anda tetapkan.
Catatan: Jika Anda secara tidak sengaja menetapkan kategori warna ke suatu item, Anda dapat memilih item tersebut, klik kanan padanya, lalu pilih Hapus Semua Kategori.
Jika kamu telah mengatur tombol pintas untuk kategori warna yang ingin Anda tetapkan ke item Outlook yang dipilih: Tekan tombol pintasan.
Catatan: Jika Anda secara tidak sengaja menetapkan kategori warna ke item dengan tombol pintasan, Anda dapat memilihnya dan menekan tombol pintasan yang sama untuk menghapus kategori di dalamnya.

Tetapkan kategori warna ke item Outlook dengan Klik Cepat

Untuk menetapkan kategori warna ke pesan email, Anda harus pergi ke View > Ubah Tampilan > Tunggal or Preview. Untuk menetapkan kategori warna ke acara atau kontak, silakan klik View > Ubah Tampilan > Daftar. Setelah selesai, silakan lakukan sebagai berikut:

1. Dalam surat lihat, di Beranda tab, di Tag kelompok, klik Mengkategorikan > Atur Klik Cepat.

2. Dalam Atur Klik Cepat dialog, pilih kategori warna yang akan Anda tetapkan dengan Klik Cepat.

3. Jika Anda memilih kategori yang belum pernah Anda gunakan sebelumnya, a Ubah Nama Kategori dialog akan muncul menanyakan apakah Anda ingin mengganti nama kategori:

Klik Yes untuk menutup dialog dan menyimpan perubahan setelah Anda selesai mengganti namanya, memberinya warna yang berbeda, atau menyetel tombol pintasan untuknya.
Klik Tidak jika Anda tidak perlu melakukan perubahan apa pun.

4. Sekarang, saya akan menggunakan pesan email sebagai contoh. Di folder email Anda, arahkan kursor mouse ke pesan yang akan Anda tetapkan kategorinya dengan Klik Cepat. Anda akan melihat kotak kosong di Kategori kolom seperti gambar di bawah ini. Satu klik di atasnya akan menetapkan kategori ke pesan.

Catatan: Jika Anda secara tidak sengaja menetapkan kategori warna ke suatu item, Anda dapat memilih item tersebut, dan mengklik kotak kategori lagi.

Tetapkan kategori warna ke pesan Outlook dengan Langkah Cepat

Outlook memiliki fitur Langkah Cepat yang memungkinkan Anda menetapkan kategori warna ke satu atau beberapa pesan email di Outlook dengan satu klik. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Dalam surat lihat, di Beranda tab, klik Buat New dalam Langkah Cepat kotak.

2. klik Pilih Tindakan untuk membuka daftar drop-down dari beberapa tindakan. Kemudian pilih Kategorikan pesan.

3. klik Pilih Kategori untuk memilih kategori warna yang akan Anda tetapkan ke pesan di Outlook dengan Langkah Cepat.

4. Nama action akan terisi di kotak Name secara otomatis, kamu bisa mengubahnya agar lebih mudah dikenali. Juga, Anda dapat mengatur tombol pintas untuk tindakan ini (di sini saya atur CTRL+SHIFT+2 sebagai tombol pintas), atau edit teks tooltip. Lalu klik Finish.

5. Ulangi empat langkah di atas jika Anda perlu membuat langkah cepat untuk kategori lain.

6. Sekarang, kembali ke daftar email Anda. Pilih pesan yang akan Anda tetapkan kategori warna, lalu klik tindakan cepat (Forum EO) yang baru saja Anda buat di Langkah Cepat kotak. Pesan yang dipilih kemudian akan dikategorikan.

Catatan: Jika Anda secara tidak sengaja menetapkan kategori warna ke item, Anda dapat memilih item, klik kanan padanya, lalu pilih Hapus Semua Kategori dari menu tarik-turun. Atau, pada langkah 2 di atas, Anda dapat memilih Hapus Kategori alih-alih Mengkategorikan kategori untuk membuat tindakan cepat yang menghapus kategori.

Mengedit kategori warna dan tombol pintasnya di Outlook

1. Dalam surat lihat, di Beranda tab, di Tag kelompok, klik Mengkategorikan > semua Kategori.

2. Di jendela pop-up Kategori Warna kotak dialog, lakukan hal berikut untuk mengedit kategori:

Pilih kategori yang akan Anda edit.
Klik Rename dan ketik nama baru.
Klik panah tarik-turun di bawah Warna untuk memberikan warna yang berbeda.
Klik panah tarik-turun di bawah Shortcut Key untuk memberikan tombol pintasan yang berbeda.

3. Jika Anda perlu mengedit lebih banyak kategori, ulangi langkah di atas. Setelah selesai, klik OK Untuk menyimpan perubahan

Terkait artikel

Bagaimana Cara Mengkategorikan Email Secara Otomatis Berdasarkan Subjek Di Outlook?

Kategori warna memungkinkan Anda mengenali dan mengelompokkan item terkait dengan cepat di Outlook, sehingga Anda dapat dengan mudah melacaknya dan meningkatkan efisiensi. Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang cara membuat aturan di Outlook untuk secara otomatis menetapkan kategori warna ke pesan email berdasarkan subjeknya.

Bagaimana Cara Menetapkan Kategori Warna Secara Otomatis ke Rapat Setelah Menerimanya Di Outlook?

Dalam pekerjaan sehari-hari Anda, Anda mungkin menerima beberapa email rapat di Outlook. Terkadang, Anda ingin menetapkan kategori warna tertentu ke rapat secara otomatis saat rapat diterima. Biasanya, Anda dapat menetapkannya secara manual, tetapi ini akan merepotkan untuk mengaturnya satu per satu. Pada artikel ini, saya akan berbicara tentang cara melakukannya secara otomatis di Outlook.

Bagaimana Mengelompokkan Pesan Email Berdasarkan Kategori Warna Tertentu Di Outlook?

Terkadang, Anda menandai pesan email dengan kategori warna tertentu, lalu Anda bisa mengatur atau mengetahui pesan email ini dengan mudah, atau untuk tujuan lain. Saat banyak pesan email berkerumun di folder email, sulit untuk mengetahui pesan email yang ditandai dengan kategori warna tertentu secara sekilas. Sebenarnya, ada beberapa trik untuk mengelompokkan pesan email dengan kategori warna tertentu di Microsoft Outlook dengan cepat.

Bagaimana Cara Menciutkan Atau Memperluas Semua Kategori Warna Secara Default Di Outlook?

Misalkan Anda telah menetapkan kategori warna ke pesan email di Outlook, dan telah mengelompokkan semua pesan Anda berdasarkan kategori yang berbeda. Namun, setiap kali Anda memperluas atau menciutkan folder di Outlook, lalu ada dan kembali ke folder, Anda mungkin menemukan bahwa kategori tersebut mengelompok kembali ke tampilan asli. Dalam tutorial ini, kita akan berbicara tentang metode untuk menjaga Outlook tetap runtuh atau memperluas kategori warna. Silakan baca terus untuk mengetahui caranya.