Bagaimana cara mengkategorikan email secara otomatis berdasarkan subjek di Outlook?

Bagaimana Cara Mengkategorikan Email Secara Otomatis Berdasarkan Subjek Di Outlook?

Kategori warna memungkinkan Anda mengenali dan mengelompokkan item terkait dengan cepat di Outlook, sehingga Anda dapat dengan mudah melacaknya dan meningkatkan efisiensi. Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang cara membuat aturan di Outlook untuk secara otomatis menetapkan kategori warna ke pesan email berdasarkan subjeknya.

Pesan email kategorisasi warna secara otomatis berdasarkan subjeknya di Outlook

Di Outlook Anda, pilih folder kotak masuk akun email yang ingin Anda terapkan aturan kategorikan otomatisnya, lalu pilih pesan apa pun dari folder tersebut. Setelah itu, silahkan ikuti langkah-langkah di bawah ini.

1. Pada Beranda tab, klik Peraturan > Buat Aturan.

2. Di jendela pop-up Buat Aturan kotak dialog, klik Opsi Lanjutan.

3. Dalam Penyihir Aturan meminta Kondisi mana yang ingin Anda periksa?, lakukan sebagai berikut:

In Langkah 1: Pilih kondisi, centang opsi kedua dengan (subjek pesan yang Anda pilih) di subjek.
In Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik pada teks yang digarisbawahi dengan warna biru untuk membuka Teks Pencarian kotak dialog.
Di jendela munculan Teks Pencarian dialog, masukkan kata kunci atau frasa dalam judul yang ingin Anda warnai secara otomatis berdasarkan kategori email.
Klik Add.
Catatan: Jika Anda perlu mengkategorikan warna secara otomatis pada pesan email berdasarkan lebih banyak kata kunci atau frasa, ulangi langkah iii dan iv. Dan Anda dapat memilih kata kunci atau frasa di Daftar pencarian kotak dan kemudian klik Remove untuk menghapus yang tidak diinginkan.
Klik OK dalam Teks Pencarian dialog untuk kembali ke Penyihir Aturan.
Klik Selanjutnya.

4. Dalam Penyihir Aturan meminta Apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan itu?, lakukan sebagai berikut:

In Langkah 1: Pilih tindakan, Periksalah tetapkan ke kategori kategori .
In Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik kategori yang digarisbawahi dengan warna biru untuk membuka Kategori Warna kotak dialog.
Di jendela munculan Kategori Warna dialog, pilih satu atau beberapa kategori yang ingin Anda tetapkan ke pesan email dengan judul yang berisi kata atau frasa yang Anda tentukan di Langkah ke-3.
Klik OK dalam Kategori Warna dialog untuk kembali ke Penyihir Aturan.
Klik Selanjutnya.

5. Dalam Penyihir Aturan meminta Apakah ada pengecualian, pilih pengecualian di Langkah 1 jika ada, dan edit deskripsi pengecualian di Langkah 2. Setelah selesai, klik Selanjutnya.

6. Dalam Penyihir Aturan untuk menyelesaikan pengaturan aturan, harap konfigurasikan sebagai berikut:

In Langkah 1, tentukan nama untuk aturan ini di kotak input.
In Langkah 2, Periksalah Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di “Kotak Masuk” opsi untuk menetapkan kategori warna ke pesan di Kotak Masuk Anda yang memenuhi ketentuan yang Anda tentukan; Periksalah Aktifkan aturan ini opsi untuk menetapkan kategori warna ke pesan email masuk yang memenuhi ketentuan yang Anda tentukan.
In Langkah 3, Anda dapat meninjau detail aturan yang Anda tentukan. Jika Anda perlu mengubah salah satu kriteria, klik nilai yang digarisbawahi untuk diedit.
Setelah selesai, klik Finish.

7. Sebuah kotak dialog muncul yang memberi tahu Anda bahwa aturan hanya berfungsi saat Anda memeriksa email di Outlook. Klik OK.

8. Sekarang, aturan berhasil dibuat. Jika Anda perlu memeriksa atau mengeditnya di masa mendatang, silakan kunjungi Peraturan > Buat Aturan. Dan ingat untuk memilih folder yang tepat seperti gambar di bawah ini.

Terkait artikel

Bagaimana Cara Menetapkan Dan Mengedit Kategori Warna Ke Item Outlook?

Menetapkan kategori warna ke item Outlook tertentu, seperti pesan email, acara, dan kontak, memungkinkan Anda mengenali dan mengelompokkan item terkait dengan cepat di Outlook, sehingga Anda dapat melacaknya dengan mudah dan meningkatkan efisiensi. Jika salah satu item terkait dengan lebih dari satu kategori, tetapkan saja lebih banyak kategori warna padanya. Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan metode untuk menetapkan kategori warna ke item Outlook, dan membuat kategori Anda sendiri, mengubah warna atau nama kategori warna yang ada, dan metode cepat lainnya untuk menerapkan kategori untuk menyorot item Outlook.

Bagaimana Cara Menetapkan Kategori Warna Secara Otomatis ke Rapat Setelah Menerimanya Di Outlook?

Dalam pekerjaan sehari-hari Anda, Anda mungkin menerima beberapa email rapat di Outlook. Terkadang, Anda ingin menetapkan kategori warna tertentu ke rapat secara otomatis saat rapat diterima. Biasanya, Anda dapat menetapkannya secara manual, tetapi ini akan merepotkan untuk mengaturnya satu per satu. Pada artikel ini, saya akan berbicara tentang cara melakukannya secara otomatis di Outlook.

Bagaimana Mengelompokkan Pesan Email Berdasarkan Kategori Warna Tertentu Di Outlook?

Terkadang, Anda menandai pesan email dengan kategori warna tertentu, lalu Anda bisa mengatur atau mengetahui pesan email ini dengan mudah, atau untuk tujuan lain. Saat banyak pesan email berkerumun di folder email, sulit untuk mengetahui pesan email yang ditandai dengan kategori warna tertentu secara sekilas. Sebenarnya, ada beberapa trik untuk mengelompokkan pesan email dengan kategori warna tertentu di Microsoft Outlook dengan cepat.

Bagaimana Cara Menciutkan Atau Memperluas Semua Kategori Warna Secara Default Di Outlook?

Misalkan Anda telah menetapkan kategori warna ke pesan email di Outlook, dan telah mengelompokkan semua pesan Anda berdasarkan kategori yang berbeda. Namun, setiap kali Anda memperluas atau menciutkan folder di Outlook, lalu ada dan kembali ke folder, Anda mungkin menemukan bahwa kategori tersebut mengelompok kembali ke tampilan asli. Dalam tutorial ini, kita akan berbicara tentang metode untuk menjaga Outlook tetap runtuh atau memperluas kategori warna. Silakan baca terus untuk mengetahui caranya.