Di era digital saat ini, kita dapat mengakses email kita kapanpun dan dimanapun kita mau. Namun, meskipun kita selalu online, ada kalanya kita tidak bisa langsung membalas pesan yang masuk, misalnya saat hari libur atau saat kita jauh dari kantor. Di situlah fitur balasan otomatis di luar kantor menjadi sangat berharga, memberi tahu pengirim email bahwa balasan kami akan tertunda. Apakah Anda menggunakan Outlook di Windows, jaringan, Mac, atau bahkan Perangkat iOS dan Android, panduan ini akan membantu Anda mempelajari lebih dalam tentang cara mengatur balasan otomatis di luar kantor di semua platform ini. Mari kita mulai.

• Menyiapkan balasan di luar kantor di Outlook di Windows
  • Menggunakan Balasan Otomatis (untuk akun Exchange)
  • Menggunakan Kutools for Outlook dengan mudah (untuk semua akun email, mudah dan fleksibel)
  • Menggunakan aturan (untuk semua akun email, kompleks)
• Mengatur balasan di luar kantor di Outlook di Mac
• Menyiapkan balasan di luar kantor di Outlook di Web
• Menyiapkan balasan di luar kantor di Outlook untuk iOS dan Android

Video

Menyiapkan balasan di luar kantor di Outlook di Windows

Bagian ini menunjukkan tiga metode untuk membantu Anda mengatur balasan di luar kantor untuk akun pertukaran dan semua akun email di Windows.

Atur balasan di luar kantor dengan fitur Balasan Otomatis

Jika Anda menggunakan akun Exchange di Outlook, file bawaan Balasan Otomatis fitur ini dapat membantu Anda mengatur balasan di luar kantor di Outlook. Silakan lakukan hal berikut.

Langkah 1: Buka jendela Balasan Otomatis

Di Outlook Anda, buka File tab, pilih akun bursa yang ingin Anda aktifkan balasan otomatisnya dari daftar drop-down akun, lalu klik Balasan Otomatis. Lihat tangkapan layar:

Langkah 2: Aktifkan balasan otomatis dan konfigurasikan pengaturan

Di pembukaan Balasan Otomatis jendela, Anda perlu melakukan hal berikut.

1. Pilih Kirim balasan otomatis opsi untuk mengaktifkan fitur ini.
2. Untuk mengirim balasan otomatis hanya dalam rentang waktu tertentu, silakan centang Hanya kirim selama rentang waktu ini kotak centang dan tentukan waktu mulai dan berakhir yang diinginkan.
   jenis: Jika Anda tidak menetapkan jangka waktu, balasan otomatis Anda akan tetap aktif hingga Anda mematikannya dengan memilih Jangan kirim balasan otomatis.
3. Jika Anda hanya ingin mengirim balasan otomatis ke pengirim dalam organisasi Anda, tetaplah di Di dalam Organisasi Saya Tab.
4. Ketik pesan balasan otomatis di kotak teks.
5. klik OK tombol untuk menyimpan pengaturan. Lihat tangkapan layar:

   

Hasil

Jika Anda menetapkan jangka waktu untuk balasan otomatis di Langkah 3, balasan otomatis akan aktif pada waktu yang ditentukan, dan Anda kemudian akan melihat bilah informasi kuning yang ditampilkan di bawah pita Outlook. Jika tidak ada jangka waktu yang ditentukan, auto reply akan langsung aktif.

Anda bisa pergi ke Item terkirim folder untuk melihat email balasan otomatis (email diawali dengan "Respon otomatis:").

Atur balasan di luar kantor dengan Kutools for Outlook dengan mudah

Mengingat keterbatasan metode di atas, di sini saya ingin merekomendasikan Anda Balas otomatis fitur dari Kutools untuk Outlook, yang membantu Anda mengatur balasan di luar kantor dengan mudah di Outlook, apa pun jenis akun emailnya. Setelah mengunduh dan menginstal Kutools untuk Outlook, Anda perlu melakukan hal berikut:

Langkah 1: Konfigurasikan pengaturan Balasan Otomatis

Pilih Kutools > membalas > Manajer Balas Otomatis untuk membuka Balas otomatis kotak dialog, dan kemudian Anda perlu:

1. Periksa akun email tempat Anda ingin mengaktifkan balasan otomatis:
   Periksa akun bagian mencantumkan semua akun email di Outlook Anda. Pilih akun tempat Anda ingin mengaktifkan balasan otomatis.
2. Ubah awalan subjek untuk email balasan otomatis:
   Teks default di Awalan Subjek kotak teks adalah “Respon otomatis”. Ini akan menjadi awalan untuk subjek email balasan otomatis. Anda dapat mengganti teks default ini sesuai kebutuhan.
3. Masukkan konten balasan otomatis:
   Templat default disediakan di kotak dialog, yang dapat Anda modifikasi sesuai kebutuhan.
4. Simpan perubahannya: Klik OK .
   

Langkah 2: Aktifkan fitur Balasan Otomatis

A Kutools untuk Outlook kotak dialog muncul menanyakan apakah Anda ingin segera mengaktifkan fitur tersebut. Klik Yes tombol untuk mengaktifkan fitur tersebut.

Hasil

Mulai sekarang, email yang masuk ke akun yang diperiksa akan memicu balasan otomatis.

Siapkan balasan di luar kantor dengan membuat aturan Outlook

Anda juga dapat membuat aturan Outlook untuk mengatur balasan di luar kantor untuk semua akun email. Namun, metode ini memerlukan beberapa langkah untuk diselesaikan. Jika perlu, ikuti langkah-langkah di bawah ini.

Langkah 1: Buat template balasan otomatis

1. Di Outlook, buat pesan email baru dengan mengklik email baru bawah Beranda Tab.

   

2. Dalam majalah Sambutan dari Manajer Umum PT. LUHAI INDUSTRIAL jendela, masukkan subjek dan isi pesan untuk template Anda.

   

3. Klik File > Save As.

   

4. Di pembukaan Save As kotak dialog, beri nama template (secara default, subjek email akan digunakan sebagai nama template), pilih Template Outlook dari Save as type daftar drop-down, dan kemudian klik Simpan .
   Templat khusus ini akan disimpan di lokasi templat pribadi default.

   

5. Setelah menyimpan template, tutup email tanpa menyimpan.

Langkah 2: Buka jendela Aturan dan Peringatan

Di bawah Beranda tab, klik Peraturan > Kelola Aturan & Peringatan untuk membuka Aturan dan Peringatan jendela.

Langkah 3: Buat aturan balasan otomatis di luar kantor

Dalam majalah Aturan dan Peringatan jendela, lakukan hal berikut untuk membuat aturan balasan otomatis di luar kantor.

1. Di bawah Aturan Email tab, tentukan akun email tempat Anda ingin menerapkan aturan balasan otomatis, lalu klik Aturan baru .
   jenis: Jika Terapkan perubahan ke folder ini daftar drop-down tidak ditampilkan di Aturan dan Peringatan jendela Outlook Anda, aturan yang Anda buat akan berlaku untuk semua akun email.

   

2. Pertama Penyihir Aturan, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima dalam Mulai dari aturan kosong bagian, dan kemudian klik Selanjutnya .

   

3. Yang kedua Penyihir Aturan, jika Anda ingin membalas secara otomatis setiap pesan email yang Anda terima, klik Selanjutnya tombol tanpa memeriksa kondisi apa pun. Di pop-up Microsoft Outlook kotak dialog, klik Yes .
   jenis: Jika Anda hanya ingin membalas email tertentu secara otomatis, tentukan ketentuan yang Anda perlukan.

   

4. Dalam ketiga Penyihir Aturan, centang kotak centang balasan menggunakan templat tertentu di Langkah 1 kotak, lalu klik teks yang digarisbawahi di kotak Langkah 2 kotak.

   

5. Dalam kotak dialog Select a Reply Template, pilih User Templates in File System dari daftar drop-down Look In, pilih template yang Anda buat pada langkah 1, lalu klik tombol Open.

   

6. Ketika kembali ke Rules Wizard ketiga, klik tombol Next untuk melanjutkan.

   

7. Di Rules Wizard keempat, tentukan pengecualian untuk aturan Anda jika perlu. Di sini saya klik tombol Berikutnya tanpa memeriksa pengecualian apa pun.

   

8. Di Rules Wizard terakhir, tentukan nama untuk aturan ini di bagian Langkah 1, biarkan kotak Aktifkan aturan ini tetap dicentang di Langkah 2, lalu klik tombol Selesai.

   

9. Kotak prompt Microsoft Outlook kemudian akan muncul mengingatkan Anda bahwa aturan tersebut hanya akan berjalan ketika Outlook sedang berjalan. Klik tombol OK.

   

10. Kemudian kembali ke jendela Rules and Alerts, Anda dapat melihat aturan yang dibuat tercantum di jendela, klik tombol OK untuk menyimpan aturan.

    

Hasil

Sekarang Anda telah membuat aturan balasan otomatis. Mulai sekarang, email yang masuk ke akun tertentu atau semua akun akan memicu aturan balasan otomatis ini, dan orang yang mengirimi Anda email akan menerima email balasan otomatis.

Mengatur balasan di luar kantor di Outlook di Mac

Jika Anda ingin mengatur balasan otomatis di Outlook untuk Mac, metode di bagian ini dapat membantu. Silakan lakukan hal berikut.

Langkah 1: Mengakses fitur “Di Luar Kantor”.

Luncurkan Outlook di Mac, buka akun email yang ingin Anda aktifkan fitur Di Luar Kantornya, lalu masuk ke Tools Tab dan pilih Keluar dari kantor.

Langkah 2: Mengonfigurasi pengaturan Balasan Otomatis

Dalam majalah Pengaturan Balasan Otomatis kotak dialog, Anda perlu membuat konfigurasi berikut.

1. Periksalah Kirim balasan otomatis untuk akun kotak centang “(akun Anda)”.
2. Dalam majalah Balas satu kali ke setiap pengirim dengan kotak teks, masukkan isi pesan balasan otomatis.
3. Ini opsional untuk:
   • Tetapkan tanggal mulai dan berakhir untuk balasan otomatis: Periksalah Hanya kirim balasan selama jangka waktu ini kotak centang dan masukkan tanggal dan waktu mulai dan berakhir. Setelah tanggal dan waktu berakhir, balasan di luar kantor akan otomatis dimatikan.
   • Membalas orang di luar organisasi Anda: Jika perlu, periksa Kirim juga balasan ke pengirim di luar organisasi saya kotak centang. Pilih salah satu Hanya untuk pengirim di daftar Kontak saya or Kirim ke semua pengirim eksternal lalu masukkan isi pesan balasan otomatis.
4. Klik OK untuk menyimpan pengaturan dan menerapkan fitur Balasan Otomatis ini.

   

Hasil

Balasan otomatis telah diaktifkan untuk akun email tertentu di Outlook untuk Mac Anda. Mulai sekarang, email yang masuk ke akun ini akan memicu balasan otomatis.

Menyiapkan balasan di luar kantor di Outlook di Web

Jika Anda menggunakan Outlook di web dan ingin mengatur balasan di luar kantor, metode di bagian ini dapat membantu Anda. Silakan ikuti langkah-langkah di bawah ini.

Langkah 1: Akses fitur “Balasan otomatis”.

1. Di sudut kanan atas halaman, klik Pengaturan tombol

   

2. Di pembukaan Pengaturan jendela, pilih Balasan Otomatis dalam surat bagian.

   

Langkah 2: Konfigurasikan pengaturan “Balasan otomatis”.

1. klik Aktifkan balasan otomatis beralih untuk menghidupkan Balasan otomatis fitur.
2. Periksalah Kirim balasan hanya selama periode waktu tertentu kotak centang dan tentukan tanggal dan waktu mulai dan berakhir untuk balasan otomatis. Anda dapat mengabaikan pengaturan ini jika tidak diperlukan.
3. Di kotak edit teks, masukkan isi pesan balasan otomatis.
4. klik Simpan tombol. Lihat tangkapan layar:

   

Hasil

Sekarang Anda telah mengaktifkan Balasan otomatis di Outlook di web. Mulai sekarang, email yang masuk ke akun ini akan memicu balasan otomatis.

Menyiapkan balasan di luar kantor di Outlook untuk iOS dan Android

Banyak pengguna Outlook yang akrab dengan pengaturan balasan otomatis di desktop mereka, tetapi hanya tahu sedikit tentang program seluler. Di bagian terakhir artikel ini, saya akan memandu Anda tentang cara mengatur balasan otomatis dari perangkat iOS atau Android Anda, memastikan Anda menjaga komunikasi yang jelas di mana pun Anda berada. Mari ikuti langkah-langkah di bawah ini.

Langkah 1: Luncurkan Outlook di perangkat iOS atau Android Anda

Langkah 2: Akses fitur "Balasan otomatis".

1. Di sudut kiri atas halaman, klik Beranda tombol

   

2. Kemudian klik Pengaturan .

   

3. Dalam majalah Pengaturan kotak dialog dan di bawah Akun Surat bagian, pilih akun email tempat Anda ingin mengaktifkan balasan otomatis. Dalam hal ini, saya memilih Bursa rekening.

   

4. Dalam majalah Bursa halaman (jika Anda memilih akun lain pada langkah sebelumnya, judul kotak dialog ini akan menampilkan domain akun lain), Anda dapat melihat bahwa Balasan Otomatis fitur dimatikan. Silakan klik di atasnya.

   

Langkah 3: Konfigurasikan pengaturan Balasan Otomatis

Dalam majalah Balasan Otomatis kotak dialog, Anda perlu mengkonfigurasi sebagai berikut.

1. Dalam majalah Balasan Otomatis bidang, aktifkan sakelar.
2. Tentukan kepada siapa Anda ingin mengirim balasan otomatis: baik untuk semua orang or hanya untuk orang-orang dalam organisasi Anda. Di sini saya memilih Balas ke semua orang.
3. Masukkan pesan balasan di Balas semua orang dengan kolom tulisan.
4. Klik tanda centang di sudut kanan atas layar untuk menyimpan pengaturan.

   

   Catatan:

   • Dalam majalah Balasan selama jangka waktu tertentu bidang, aktifkan sakelar, lalu Anda dapat mengatur tanggal dan waktu mulai dan berakhir untuk mengirim balasan otomatis.
   • Dalam majalah Gunakan balasan yang berbeda bidang, aktifkan tombolnya, lalu Anda dapat menentukan pesan balasan yang berbeda untuk orang-orang di dalam atau di luar organisasi Anda.
   • Jika Anda memilih jenis akun lain dan bukan akun Exchange, Gunakan bidang balasan yang berbeda tidak muncul di Balasan Otomatis kotak dialog.
   • Ketika Anda kembali ke kotak dialog sebelumnya, Anda dapat melihat bahwa Balasan Otomatis fitur telah diaktifkan.

     

Hasil

Sekarang Anda telah mengaktifkan Balasan Otomatis di Outlook untuk iOS atau Android.

Singkatnya, kemampuan mengatur balasan otomatis di luar kantor di Outlook memastikan bahwa orang yang menghubungi Anda mengetahui bahwa Anda sedang tidak di kantor, sehingga menjaga komunikasi profesional dan efektif. Baik Anda menggunakan Outlook di Windows, Mac, Web, atau perangkat seluler, fleksibilitas dan kedalaman yang disediakan fitur ini sangat diperlukan. Kami berharap panduan komprehensif ini akan membekali Anda dengan pengetahuan untuk mengonfigurasi balasan ini dengan lancar di berbagai platform, memastikan pengalaman yang lancar bagi Anda dan koresponden email Anda. Bagi mereka yang ingin mempelajari lebih dalam kemampuan Outlook, situs web kami menawarkan banyak tutorial. Temukan tips dan trik Outlook lainnya di sini.

Artikel terkait