Buat, edit, gunakan, dan bagikan grup kontak di Outlook

Tutorial berfokus pada masalah yang mungkin Anda temui di Outlook saat menggunakan grup kontak, yang sebelumnya disebut "daftar distribusi". Ini merangkum solusi yang paling umum dan nyaman. Silakan klik solusi yang tercantum di bawah ini untuk pergi ke petunjuk yang sesuai.

Buat grup kontak di Outlook

Buat grup kontak dari kontak Outlook atau buku alamat
Buat grup kontak dari data di Excel, Word, atau aplikasi lain
Buat grup kontak untuk penerima atau pengirim di kotak surat Anda

Mengedit grup kontak di Outlook

Tambahkan atau hapus anggota dari grup kontak
Pisahkan grup kontak di Outlook
- Menumpahkan grup kontak di Outlook dengan menyalin dan menghapus
- Pisahkan grup kontak dengan mudah di Outlook dengan alat yang luar biasa
Pisahkan grup kontak dan tambahkan anggotanya sebagai kontak di Outlook
- Pisahkan grup kontak dengan fitur bawaan Outlook
- Putuskan grup kontak dengan mudah dengan Kutools for Outlook
Gabungkan grup kontak menjadi satu di Outlook

Kirim email ke grup kontak di Outlook

Bagikan dan simpan grup kontak di Outlook

Bagikan grup kontak di Outlook
Simpan grup kontak di Outlook

Buat grup kontak di Outlook

Anda mungkin menemukan situasi di mana Anda perlu mengirim email massal ke anggota perusahaan atau grup kerja untuk alasan bisnis. Atau Anda mungkin perlu mengirim kartu liburan ke semua anggota keluarga dan teman Anda. Untuk kasus seperti itu, membuat grup kontak akan menghemat banyak waktu mengirim email satu per satu. Di sini kami ExtendOffice tim telah mencantumkan metode untuk membuat grup kontak dari kontak Outlook, buku alamat, dan data Anda di Excel, kata atau dalam bentuk teks, dan untuk membuat grup untuk pengirim atau penerima di kotak surat Anda di Outlook.

Buat grup kontak dari kontak Outlook atau buku alamat

1. klik Konsultan Ahli or kontak di bilah navigasi di Outlook Anda.

2. Di bawah tab Berandaklik Grup Kontak Baru dalam grup New.

3. Dalam Kelompok kontak jendela, beri nama grup kontak di Nama lapangan.

4. klik Tambahkan Anggota dalam grup Anggota, pilih Dari Kontak Outlook or Dari Buku Alamat pada daftar drop-down sesuai dengan kebutuhan Anda. (Jika Anda ingin menambahkan hanya satu kontak saat ini, dan siapa yang tidak ada di kontak Outlook atau buku alamat Anda, pilih Kontak E-mail Baru.)
grup kontak 01

5. Dalam Pilih Anggota kotak dialog, untuk memilih beberapa kontak yang terpisah, tahan tombol Ctrl kunci dan kemudian klik kontak satu per satu; untuk memilih beberapa kontak yang berdekatan, klik kontak pertama, lalu tahan perubahan dan pilih yang terakhir.

6. Klik Anggota tombol di kiri bawah kotak dialog untuk menambahkan semua kontak yang dipilih ke Anggota lapangan, lalu klik OK.
grup kontak 02

7. Dalam Kelompok kontak window, klik Simpan & Tutup.

Buat grup kontak dari data di Excel, Word, atau aplikasi lain

grup kontak 03

grup kontak 04

Katakanlah Anda menerima daftar alamat email dalam spreadsheet Excel, dokumen Word atau aplikasi lain seperti yang ditunjukkan di atas. Untuk menambahkan alamat secara massal ke grup kontak di Outlook Anda, lakukan hal berikut:

1. klik Konsultan Ahli or kontak di bilah navigasi di Outlook Anda.

2. Di bawah tab Berandaklik Grup Kontak Baru dalam grup New.

3. Dalam Kelompok kontak jendela, beri nama grup kontak di Nama lapangan.

4. klik Tambahkan Anggota dalam grup Anggota, pilih Dari Kontak Outlook.

5. Salin data dalam spreadsheet Excel atau dokumen Word Anda.

6. Dalam Pilih Anggota kotak dialog, rekatkan data di Anggota lapangan, lalu klik OK.
grup kontak 05

7. Dalam Kelompok kontak window, klik Simpan & Tutup.

Catatan: Setiap alamat email harus dipisahkan dengan tanda titik koma atau paragraf (satu nama dan alamat per baris). Jika tidak ada nama, alamat akan digunakan untuk nama tampilan di grup kontak.

Buat grup kontak untuk penerima atau pengirim di kotak surat Anda

Jika Anda ingin menambahkan semua penerima dan pengirim surat atau beberapa surat ke grup kontak, atau jika Anda ingin mengelompokkan beberapa pengirim atau penerima di kotak surat Anda, Anda dapat menggunakan Tambahkan ke Grup fiture dari Kutools untuk Outlook, add-in Outlook praktis yang dikembangkan oleh tim kami. Ini akan dengan cepat membuat grup kontak sesuai dengan kebutuhan Anda.

1. Pilih email dengan penerima atau pengirim yang ingin Anda tambahkan ke grup kontak.

2. Pergi ke Kutools Ditambah tab, di Kontak kelompok, klik Tambahkan ke Grup.

3. Dalam Tambahkan Penerima ke Grup Kontak kotak dialog, pilih Semua, Semua pengirim, atau Semua penerima pada Cakupan daftar drop-down. Kotak di sebelah alamat email yang memenuhi ketentuan akan dicentang.

4. Di sisi kanan kotak dialog, pilih grup kontak tempat Anda ingin menambahkan alamat; Atau Anda dapat membuat grup kontak baru dengan mengklik Grup kontak baru, lalu centang kotak di sebelahnya. Klik OK.
grup kontak 06

Jika Anda belum menginstal add-in Outlook kami, klik di sini untuk men-download. Atau Anda dapat menggunakan cara yang lebih kikuk: salin alamat pengirim penerima yang ingin Anda tambahkan ke grup kontak, lalu tempelkan di Anggota bidang di Pilih Anggota kotak dialog. Untuk lebih jelasnya, silakan lihat langkah ke-4-7 dari membuat grup kontak dari kontak Outlook atau buku alamat.

Mengedit grup kontak di Outlook

Ada kalanya kami perlu mengedit grup kontak kami: Ada perubahan personel di perusahaan Anda, kolega, dan proyek datang dan pergi, sehingga Anda perlu menambah atau menghapus beberapa anggota; Anggota dalam grup kontak adalah jenis campuran, jadi Anda ingin memecah grup menjadi dua atau lebih grup; Dua departemen bergabung sehingga Anda perlu menggabungkan dua grup kontak ……

Sebelum kita melakukannya, kita perlu menemukan di mana kelompok-kelompok itu:

Jika Anda berada dalam pandangan surat, silakan klik Buku Alamat dalam grup Menemukan di bawah tab Beranda, lalu cari grup di kotak dialog pop-up; Jika Anda telah pindah ke Konsultan Ahli or kontak tampilan di bilah navigasi di Outlook Anda, Anda dapat menemukan grup dalam daftar kontak Anda dengan mengetikkan namanya di kotak pencarian di atas daftar.
grup kontak 07

Setelah Anda menemukan grup kontak, klik dua kali pada namanya untuk membuka Kelompok kontak jendela. Sekarang, temukan metode yang tercantum di bawah ini yang memenuhi kebutuhan Anda untuk langkah selanjutnya.

Tambahkan atau hapus anggota dari grup kontak

• Untuk menambahkan anggota ke grup kontak, silakan lihat langkah ke-4-7 dari membuat grup kontak dari kontak Outlook atau buku alamat.

• Untuk menghapus anggota dari grup kontak, pilih anggota di kotak terbuka Kelompok kontak jendela terlebih dahulu, lalu klik Hapus Anggota fitur dalam grup Anggota. Klik Simpan & Tutup dalam grup tindakan.

Pisahkan grup kontak di Outlook

Di sini kami mencantumkan dua cara untuk membagi grup kontak di Outlook: Satu dengan fiturnya sendiri, yang lainnya dengan Pisahkan ke grup kontak fitur dari Kutools untuk Outlook.

• Menumpahkan grup kontak di Outlook dengan menyalin dan menghapus

Katakanlah Anda perlu memisahkan grup kontak menjadi dua. Silakan ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Pada Konsultan Ahli or kontak halaman, cari grup kontak yang ingin Anda edit.

2. Klik kanan pada (jangan lepaskan) grup dan seret sedikit ke atas atau ke bawah, lepaskan tombol mouse, Anda akan melihat menu pop-up pendek seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah, klik Copy. Akan ada dua grup kontak yang sama muncul dalam daftar.

>>>

3. Klik dua kali untuk membuka kedua grup, ubah nama grup sesuai kebutuhan, misalnya, ExtendOffice1 dan ExtendOffice2. Kemudian hapus, katakanlah, beri nama 8-15 di ExtendOffice1, dan sebutkan 1-7 di ExtendOffice2.
grup kontak 10

4. Sekarang, Anda akan memiliki dua grup kontak baru yang lebih kecil, klik Simpan & Tutup.
grup kontak 11

• Pisahkan grup kontak dengan mudah di Outlook dengan alat yang luar biasa

Atau jika Anda telah menginstal kami Kutools untuk Outlook di komputer Anda, untuk membagi grup kontak, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Pilih grup kontak yang ingin Anda bagi (Di sini saya memilih grup bernama ExtendOffice tes 1 misalnya).

2. Pergi ke tab Kutools Ditambah, cari Kontak kelompok di pita Kontak, pilih Pisahkan ke grup kontak di daftar drop-down.

3. Dalam Pisahkan ke grup kontak jendela, centang kotak di sebelah anggota grup yang ingin Anda pindahkan ke grup kontak baru, klik Ok.
grup kontak 12

4. Beri nama grup baru di kotak dialog pop-up, klik OK.
grup kontak 13

5. Dua grup kontak yang terpisah kemudian akan muncul di daftar Kontak, silakan buka grup untuk melihat anggotanya.
grup kontak 14

Pisahkan grup kontak dan tambahkan anggotanya sebagai kontak di Outlook

Untuk memecah, atau kami katakan menghapus, grup kontak di Outlook, Anda bisa pergi ke Konsultan Ahli or kontak halaman dan klik kanan pada grup yang ingin Anda hapus, dan klik Delete pada menu pop-up. Tetapi jika Anda ingin menambahkan semua anggotanya sebagai kontak Outlook individual secara bersamaan, silakan periksa dua pendekatan yang kami cantumkan di bawah ini:

• Pisahkan grup kontak dengan fitur bawaan Outlook

1. Klik dua kali untuk membuka grup kontak di daftar Kontak Anda.

2. Klik dua kali pada anggota yang ingin Anda tambahkan ke daftar Kontak Anda.

3. Klik tombol tiga titik untuk melihat opsi lainnya, lalu klik Tambahkan ke Kontak Outlook.
grup kontak 15

4. Di jendela pop-up Kontak jendela, Anda dapat menambahkan informasi tambahan jika perlu, lalu klik Simpan & Tutup.

5. Ulangi langkah 2-4 untuk menambahkan semua anggota.

6. Sekarang kembali ke Konsultan Ahli or kontak tampilan untuk menghapus grup kontak.

Metode ini cocok untuk kelompok yang hanya berisi beberapa anggota. Jika grup berisi banyak anggota, metode ini akan membuang terlalu banyak waktu. Dalam hal ini, silakan periksa Istirahat fitur Kutools for Outlook di bawah ini.

• Mudah memecah grup kontak dengan Kutools for Outlook

1. Pilih grup kontak yang ingin Anda putus.

2. Pergi ke tab Kutools Ditambahklik Kontak kelompok > Istirahat.

3. Dalam Istirahat window, klik Semua untuk mencentang semua kotak, lalu klik Ok.

4. Sebuah kotak dialog akan muncul menanyakan Apakah Anda ingin memecah grup kontak ini menjadi satu kontak? Klik Yes.

5. Semua anggotanya sekarang ditambahkan ke daftar Kontak Anda, dan grup kontak dihapus pada saat yang sama.

Catatan: Jika Anda hanya ingin menambahkan beberapa anggotanya ke daftar Kontak Anda, centang kotak di sebelah anggota tertentu, klik Ok untuk menambahkannya ke daftar sambil menghapusnya dari grup. Grup yang berisi anggota yang tidak Anda periksa akan tetap ada.

Klik untuk mengunduh Kutools for Outlook untuk uji coba gratis 60 hari.

Gabungkan grup kontak menjadi satu di Outlook

Untuk menggabungkan dua atau lebih grup kontak sebagai satu grup baru. Silakan ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Buat grup kontak baru. (Ikuti langkah 1-3 dari membuat grup kontak dari kontak Outlook atau buku alamat.)

2. klik Tambahkan Anggota dalam grup Anggota, pilih Dari Kontak Outlook.

3. Dalam Pilih Anggota kotak dialog, pilih grup kontak yang ingin Anda gabungkan.

4. klik Anggota di kiri bawah kotak dialog, lalu klik OK.

5. Dalam Kelompok kontak window, klik Simpan & Tutup.

Catatan: Cara di atas sangat sederhana dan cepat. Namun, grup yang Anda buat dengan cara ini seperti grup besar yang berisi beberapa grup kecil, tidak nyaman ketika Anda perlu mengedit anggota grup. Karena Anda harus membuka setiap grup kecil untuk mengedit. Untuk menggabungkan beberapa grup kontak, dan menambahkan hanya anggota grup ke satu grup. Silakan periksa Bagaimana Menggabungkan Atau Menggabungkan Daftar Distribusi Di Outlook?

Kirim email ke grup kontak di Outlook

Untuk mengirim email ke satu atau beberapa grup kontak di Outlook, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Dalam tampilan Surat, klik email baru untuk memulai pesan baru.

2. Dalam Untuk ... bidang, ketik nama grup kontak. Outlook akan menampilkan kecocokan potensial dari daftar Kontak Anda seperti gambar di bawah ini. Jika Anda tidak ingin penerima saling melihat, ketik nama grup di Bc... bidang. (Jika bidang tidak ditampilkan di jendela pesan, buka tombol Opsi tab, dan kemudian klik Bcc dalam grup Tunjukkan Bidang.)
grup kontak 16

Jika Anda tidak ingat nama grup, Anda dapat mengklik Untuk ... untuk membuka Pilih Nama jendela untuk melihat semua kontak Anda di daftar Kontak Anda. Pilih grup yang ingin Anda kirimi pesan, lalu klik Untuk, Cc, atau Bcc seperti yang Anda butuhkan. Nama-nama grup akan ditampilkan di bidang yang sesuai. (Saya mengklik Untuk sebagai contoh di sini.) Kemudian klik OK.
grup kontak 17

3. Ketik subjek dan isi pesan email Anda. Klik Kirim setelah Anda selesai mengetik.

Bagikan dan simpan grup kontak di Outlook

Anda mungkin perlu mengirim grup kontak terkait pekerjaan ke karyawan baru, atau membagikan grup terkait minat ke teman Anda; Anda juga dapat menerima grup kontak yang dibagikan oleh orang lain. Di bagian ini, kita akan berbicara tentang cara berbagi grup kontak, dan cara menyimpan grup kontak yang dikirim oleh orang lain di Outlook.

Bagikan grup kontak di Outlook

• Anda dapat menyertakan grup dalam pesan email dan mengirimkannya ke orang lain:

1. Dalam tampilan Surat, klik email baru untuk membuat pesan baru. A Sambutan dari Manajer Umum PT. LUHAI INDUSTRIAL jendela akan muncul. Sesuaikan ukuran jendela, pindahkan di sebelah jendela Outlook Anda, sehingga kedua jendela terlihat secara bersamaan.

2. klik Konsultan Ahli or kontak dari bilah navigasi di jendela Outlook.

3. Temukan grup kontak yang ingin Anda bagikan, dan seret ke badan pesan sebagai lampiran di Sambutan dari Manajer Umum PT. LUHAI INDUSTRIAL jendela.

4. Isi informasi di Sambutan dari Manajer Umum PT. LUHAI INDUSTRIAL jendela yang Anda butuhkan, lalu klik Kirim untuk berbagi grup kontak.

• Anda juga dapat menyisipkan grup kontak sebagai lampiran alih-alih menyeretnya ke isi pesan:

1. Dalam surat lihat, klik email baru untuk membuat pesan baru.

2. Pergi ke tab Menyisipkan di jendela sembulan Sambutan dari Manajer Umum PT. LUHAI INDUSTRIAL jendela, temukan Memasukkan kelompok, klik Item Outlook.

3. Dalam Sisipkan Item kotak dialog, pilih folder Kontak di bawah kotak surat tertentu untuk mencantumkan semua kontak dan grup kontak di item kotak. Sekarang Anda dapat menemukan dan memilih grup kontak dan kemudian klik OK untuk memasukkannya sebagai lampiran.
grup kontak 18