Loncat ke daftar isi utama

Bagaimana cara membuat folder untuk mengatur email yang berisi orang-orang tertentu di Outlook?

Kewalahan dengan kotak masuk yang berantakan? Dalam tutorial ini, saya akan memperkenalkan tiga metode untuk mengatur email yang berisi orang-orang tertentu di Outlook untuk efisiensi yang lebih baik.


Selalu pindahkan email yang berisi orang-orang tertentu ke folder yang dibuat

1. Klik kanan pada akun email yang akan Anda buatkan folder untuk mengatur email, pilih Folder baru dari menu klik kanan, dan beri nama folder.

2. Di folder Kotak Masuk atau Item Terkirim, pilih salah satu pesan email yang berisi alamat email tertentu yang akan Anda pindahkan semua emailnya ke folder yang dibuat.

3. Pada Beranda tab, di Pindah grup, klik Peraturan > Selalu Pindahkan Pesan Dari: alamat email tertentu dan / atau Peraturan > Selalu Pindahkan Pesan Ke: alamat email tertentu sesuai kebutuhan anda

4. Dalam kotak dialog Rules and Alerts yang muncul, tentukan folder tempat Anda akan memindahkan pesan, lalu klik OK.

5. Email yang ada di folder Inbox atau Sent Items yang memenuhi syarat kini sudah dipindahkan ke folder yang baru saja Anda buat. Dan pesan email yang akan datang juga akan langsung masuk ke folder jika memenuhi syarat.


Buat folder pencarian untuk mengatur email secara otomatis untuk orang tertentu

Jika Anda tidak ingin memindahkan pesan ke folder, tetapi hanya ingin melihatnya dengan mudah. Anda dapat membuat folder pencarian di Outlook, yang memungkinkan Anda menemukan pesan email yang cocok dengan kriteria yang ditentukan di beberapa folder, tetapi menyimpannya di folder aslinya.

1. Pada Map tab, di New grup, klik Folder Pencarian Baru.

2. Dalam dialog Folder Pencarian Baru yang muncul, lakukan hal berikut:
  • 1) Di kotak Select a Search Folder, di Mail from People and Lists, pilih Mail dari dan ke orang-orang tertentu, atau Surat dari Orang Tertentu seperti yang Anda butuhkan
  • 2) Di kotak Sesuaikan Folder Pencarian, klik Pilih untuk memilih orang dari daftar alamat Anda.
  • 3) Tentukan akun email dari mana mencari email.
  • 4) Klik OK.

3. Folder pencarian dibuat di bawah Folder Pencarian, yang berisi pesan email yang memenuhi ketentuan.


Batch buat folder untuk mengatur email untuk semua akun email Anda dengan VBA

Jika Anda memiliki beberapa akun email di Outlook, dan ingin membuat folder untuk setiap akun email secara berkelompok untuk orang tertentu, Anda bisa menggunakan metode VBA untuk memindahkan pesan yang berisi orang tertentu dari folder Kotak Masuk atau Terkirim di akun email Anda. Silakan lakukan sebagai berikut.

1. Di Outlook Anda, klik File > Opsi > Trust Center, lalu klik Pengaturan Pusat Kepercayaan.

2. Dalam dialog pop-up, alihkan ke Pengaturan Makro, pilih Aktifkan semua makro, dan cek Terapkan pengaturan keamanan makro ke add-in yang diinstal.

3. klik OK tombol untuk menutup dialog.

4. tekan lain + F11 kunci untuk membuka jendela Microsoft Visual Basic for Applications.

5. klik Menyisipkan > Modul. Kemudian salin salah satu kode VBA berikut ke jendela Modul.

Kode VBA 1: Batch membuat folder untuk mengatur email yang berisi pengirim tertentu di Kotak Masuk dari semua akun email

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Catatan: Anda harus mengganti potongan tertentu sesuai dengan komentar di baris ke-12, ke-16, dan ke-35 dari kode VBA di atas.

Kode VBA 2: Buat kumpulan folder untuk mengatur email yang berisi penerima tertentu di seluruh Kotak Masuk dari semua akun email

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Catatan:

  • 1) Anda harus mengganti potongan tertentu sesuai dengan komentar di baris ke-12, ke-16, dan ke-35 dari kode VBA di atas.
  • 2) Untuk mengarsipkan pesan yang berisi penerima CC atau BCC tertentu, batalkan komentar pada baris ke-28 dan ke-33 dengan menghapus apostrof (') di awal baris.

6. tekan F5 untuk menjalankan kode VBA. Dan folder baru akan dibuat jika ada pesan yang memenuhi syarat.

Catatan: Metode VBA berfungsi untuk pesan email yang ada. Jika ada pesan baru dari/ke orang tertentu yang ingin Anda arsipkan, ulangi langkah 4-6.

Terkait artikel

Bagaimana Cara Membuat Folder Pencarian di Beberapa File Data Outlook/Pst/Akun Email?

Seperti yang Anda ketahui, folder pencarian hanya dapat mencari email dalam lingkup kotak surat saat ini di Outlook. Namun, Outlook bisa mencari di semua kotak surat dengan fitur Pencarian Instan. Oleh karena itu, Anda dapat mencoba solusi di bawah ini untuk membuat folder pencarian di beberapa akun email di Outlook.

Bagaimana Cara Membuat Folder Pencarian Untuk Email Internal Di Outlook?

Tidak sulit membuat folder pencarian dengan pengirim atau domain pengirim tertentu di akun email POP3 normal di Outlook. Namun, cara yang sama tidak berfungsi untuk akun pertukaran. Pada artikel ini, saya akan menunjukkan kepada Anda cara membuat folder pencarian untuk menampilkan semua email dari pengirim internal dalam akun pertukaran.

Bagaimana Mengelompokkan Pesan Email Berdasarkan Kategori Warna Tertentu Di Outlook?

Terkadang, Anda menandai pesan email dengan kategori warna tertentu, lalu Anda bisa mengatur atau mengetahui pesan email ini dengan mudah, atau untuk tujuan lain. Saat banyak pesan email berkerumun di folder email, sulit untuk mengetahui pesan email yang ditandai dengan kategori warna tertentu secara sekilas. Sebenarnya, ada beberapa trik untuk mengelompokkan pesan email dengan kategori warna tertentu di Microsoft Outlook dengan cepat.

Bagaimana Cara Membuat Folder Untuk Mengatur Email Berdasarkan Rentang Tanggal Di Outlook?

Dalam tutorial ini, saya akan memperkenalkan dua metode untuk mengatur email berdasarkan rentang tanggal dengan folder di Outlook untuk efisiensi yang lebih baik.


Alat Produktivitas Kantor Terbaik

Kutools untuk Outlook - Lebih dari 100 Fitur Canggih untuk Meningkatkan Outlook Anda

πŸ€– Asisten Surat AI: Email profesional instan dengan keajaiban AI--satu klik untuk mendapatkan balasan jenius, nada sempurna, penguasaan multibahasa. Ubah email dengan mudah! ...

πŸ“§ Email Otomatis: Di Luar Kantor (Tersedia untuk POP dan IMAP)  /  Jadwal Kirim Email  /  Auto CC/BCC Sesuai Aturan Saat Mengirim Email  /  Penerusan Otomatis (Aturan Lanjutan)   /  Tambah Salam Otomatis   /  Secara Otomatis Membagi Email Multi-Penerima menjadi Pesan Individual ...

πŸ“¨ email Management: Mengingat Email dengan Mudah  /  Blokir Email Penipuan berdasarkan Subjek dan Lainnya  /  Hapus Email Duplikat  /  Pencarian  /  Konsolidasi Folder ...

πŸ“ Lampiran ProPenyimpanan Batch  /  Pelepasan Batch  /  Kompres Batch  /  Penyimpanan otomatis   /  Lepaskan Otomatis  /  Kompres Otomatis ...

🌟 Antarmuka Ajaib: 😊Lebih Banyak Emoji Cantik dan Keren   /  Tingkatkan Produktivitas Outlook Anda dengan Tampilan Tab  /  Minimalkan Outlook Daripada Menutup ...

πŸ‘ Keajaiban sekali klik: Balas Semua dengan Lampiran Masuk  /   Email Anti-Phishing  /  πŸ•˜Tampilkan Zona Waktu Pengirim ...

πŸ‘©πŸΌβ€πŸ€β€πŸ‘©πŸ» Kontak & Kalender: Batch Tambahkan Kontak Dari Email yang Dipilih  /  Bagi Grup Kontak menjadi Grup Individual  /  Hapus Pengingat Ulang Tahun ...

Lebih 100 Fitur Tunggu Eksplorasi Anda! Klik Di Sini untuk Menemukan Lebih Banyak.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations